Elektroničko upravljanje dokumentima: prednosti i nedostaci, bit sustava, načini implementacije

Sve više i više tvrtki prelazi na elektroničko upravljanje dokumentima, što uključuje korištenje različitih programa za stvaranje i pohranu dokumenata. Istodobno, organizacija nema arhivu koja sadrži tiskane kopije dokumenata. Postoje mnoge prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima, zbog kojih poduzetnici rado odbijaju koristiti papirnatu dokumentaciju. No, da biste se prebacili na njega, morate instalirati specijalizirani softver na radna računala, kao i imenovati odgovornog zaposlenika koji će se baviti ovim protokom dokumenata.

Koncept elektroničkog upravljanja dokumentima

Predstavljen je moderna metoda rad s različitom dokumentacijom. U procesu apsolutno bilo koje organizacije pojavljuje se mnogo različitih papira koji se moraju stalno tiskati i čuvati u zasebnoj sobi dulje vrijeme.

Ako poduzetnik ili tvrtka ima pravilno sastavljen elektronički potpis, koji ovjerava dokumente u elektroničkom obliku, tada tu dokumentaciju nije potrebno ispisivati na papiru.

Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima

Mnogo je prednosti prelaska na elektroničku dokumentaciju ovjerenu EDS-om. Zbog prisutnosti brojnih pozitivnih parametara sve više poduzetnika prelazi na ovu metodu vođenja evidencije. Ali prvo biste trebali procijeniti prednosti i nedostatke elektroničkog upravljanja dokumentima. K glavne prednosti odnosi se:

• brzo se traži potrebna dokumentacija zbog kompetentne strukture i pouzdanosti pohrane;
• struktura tijeka rada je centralizirana;
• svi se dokumenti mogu pohraniti u elektroničkom obliku na različitim medijima, pa čak i na udaljenim poslužiteljima, pa čak i ako dođe do požara u uredu, ne morate brinuti da će se uništiti bilo koja važna dokumentacija;
• svi se dokumenti lako registriraju i dogovaraju;
• svi se papiri potpisuju na temelju njihovog slanja elektroničkim komunikacijskim kanalima, što štedi značajnu količinu vremena i truda zaposlenika bilo kojeg poduzeća;
• ako je potrebno, možete napraviti kopiju željenog dokumenta u nekoliko sekundi;
• revizija je uvelike pojednostavljena, jer se provodi u elektroničkom obliku, a u te svrhe možete pozvati i unajmljene stručnjake koji dobiti dokumentaciju putem elektroničkih kanala.

Prednosti sustava elektroničkog upravljanja dokumentima značajne su i neosporne, ali prije prelaska na njih treba procijeniti negativne točke svakog sustava.

Nedostaci sustava

Prednosti uvođenja sustava elektroničkog upravljanja dokumentima su neosporne, ali ovaj postupak ima neke nedostatke. To uključuje takve trenutke:

• obavezno registrirajte elektronički digitalni potpis, za čije stvaranje se plaća velika svota sredstava;
• ne postoji mogućnost korištenja elektroničkih dokumenata ako partneri nisu prešli na elektroničko upravljanje dokumentima;
• mnogo se novca i vremena troši na instaliranje dodatnog softver i angažiranje pouzdanog zaposlenika koji vodi svu elektroničku dokumentaciju;
• još nisu utvrđeni strogo objedinjeni formati takvog tijeka rada;
• mnoge druge ugovorne strane i kupci su s nepovjerenjem u korištenje elektroničkih dokumenata potpisanih od strane EDS-a.

Stoga svaki poduzetnik prvo mora proučiti prednosti i nedostatke elektroničkog upravljanja dokumentima kako bi prihvatio pravu i stvarno rješenje.

Uzroci razvoja

Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima su brojne i značajne. To dovodi do činjenice da se neprestano razvija i uvodi u rad različitih poduzeća koja nisu samo komercijalna, već i državna. Glavni preduvjeti za njegov učinkovit i stalan razvoj uključuju:

• Predviđa se mogućnost njegove primjene u poreznom zakonodavstvu. Neke vrste poreznih prijava mogu se predati isključivo elektroničkim putem. To se odnosi na izvještaje o premijama osiguranja navedene u PF-u za zaposlenike, kao i na deklaraciju 3-NDFL-a koja se prenosi Federalnoj poreznoj službi za svakog zaposlenika poduzeća. Čak se i izvješće SZV-M za sve zaposlenike tvrtke predaje elektroničkim putem ako organizacija zapošljava više od 25 ljudi. Stoga su neke tvrtke jednostavno prisiljene prebaciti se na elektroničku dokumentaciju, jer u svakom slučaju moraju izdati EDS.
• Glavne prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima uključuju mogućnost njegove fiksacije u računovodstvu. Na temelju FZ-a, iPhone 402 primarni računovodstvena dokumentacija može se formirati ne samo u papirnatom obliku, već i u elektroničkom obliku, ako ga je moguće ovjeriti elektroničkim potpisom.
• Od 2017. godine započeo je učinkovit razvoj ovog tijeka dokumenata u pravnom postupku. Sada bi svaka odluka suda trebala biti objavljena u otvorenim izvorima. Uz to, sve tvrtke i pojedinci imaju mogućnost podnošenja tužbe ili žalbe elektroničkim putem, što zahtijeva EDS. Stoga elektronički potpis sastavljaju ne samo velike tvrtke, već čak i pojedinci.
• Razvoj elektroničkih tehnologija odvija se brzo, tako da sada gotovo svi imaju pristup internetu, što uvelike pojednostavljuje proces komunikacije s drugim ljudima i predstavnicima državnih tijela.

Stoga se može tvrditi da uporaba takvog tijeka rada postaje sve traženija.

Još jedna značajna prednost

Uz to, mnoge tvrtke surađuju s poduzećima koja se nalaze u drugim regijama ili zemljama, pa je puno lakše razmjenjivati različite dokumente prilikom vođenja elektroničkog upravljanja dokumentima. To vam omogućuje značajno povećanje prodajnih tržišta i uspostavljanje kontakata s izravnim proizvođačima.

To je dodatna značajna prednost elektroničkog upravljanja dokumentima. Poboljšanje kvalitete upravljanja primjećuje se od prvog dana primjene odgovarajućeg sustava.

Kako se uvodi?

U početku voditelj poduzeća procjenjuje prednosti i nedostatke sustava elektroničkog upravljanja dokumentima. Ako se donese Odluka o uvođenju u tvrtku, za to se provode sljedeće faze:

• Održava se skupština dioničara na kojoj se glasa za provedbu ovog sustava.
• Ako je odluka pozitivna, tada direktor tvrtke izdaje odgovarajuću naredbu.
• Preporučljivo je izraditi Interni regulatorni akt kojim se uređuju pravila za primjenu elektroničke dokumentacije.
• Odabire se potpis koji će se koristiti u procesu potpisivanja različite dokumentacije.
• Ako se odabere jednostavan potpis, tada se stavlja na temelju kodova i lozinki, kao i drugih sredstava, a pristup mu je ograničen, stoga se imenuje određena osoba koja će se baviti pregledom elektroničke dokumentacije.
• Odabran je certifikacijski centar. Predstavljen je specijalizirana organizacija, koji se bavi elektroničkim upravljanjem dokumentima. Važno je odabrati tvrtku s kojom će biti isplativo i ugodno surađivati. Potrebno je unaprijed procijeniti troškove ponuđenih usluga, kao i različite funkcije koje se mogu koristiti tijekom suradnje. Određuje se koja je odgovornost odabranog centra za različite pogreške koje se mogu pojaviti u procesu elektroničkog upravljanja dokumentima.
• Pripremaju se dokumenti na temelju kojih se sklapa ugovor s odabranim centrom.
• Ugovor s odabranom organizacijom je opasan. Nakon toga, centar kreira i izdaje svom klijentu certifikat ključa EDS-a.
• Postoji izravna provedba elektroničkog tijeka rada u radu organizacije. Da biste to učinili, svi papirnati dokumenti prevode se u elektronički oblik, a uspostavljen je i postupak razmjene elektroničke dokumentacije.

Računi se mogu sastaviti elektroničkim putem, ali prvo biste trebali biti sigurni da će uporaba takve dokumentacije biti prikladna za drugu ugovornu stranu. To je zbog činjenice da tvrtka mora imati tehnička sredstva koja omogućuju obradu tih dokumenata.

Odabir EDS-a

Čak je uključeno u prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima smanjenje troškova pripreme brojnih papirnatih dokumenata. Ali u svakom slučaju, prilikom prijelaza morat ćete snositi određene troškove. Povezani su s izdavanjem elektroničkog potpisa koji se koristi u postupku pregleda elektroničke dokumentacije.

EDS se može predstaviti u nekvalificiranom ili kvalificiranom obliku.

Nekvalificirana

Izrađuje se pomoću kriptografske transformacije podataka, za što se primjenjuje poseban ključ dostupan vlasniku EDS-a. Važno je unaprijed odlučiti tko će točno u tvrtki potpisati elektroničke papire.

Pomoću takvog potpisa možete pronaći različite izmjene u dokumentaciji nakon potpisivanja.

Kvalificirani

Da bi to učinila, tvrtka dobiva poseban certifikat koji sadrži ključ za provjeru EDS-a. Da bi se stvorio takav potpis, uzimaju se u obzir zahtjevi koji su navedeni u saveznom zakonu iacin 63.

Takav se EDS obično koristi u velikim tvrtkama koje nastoje sačuvati poslovne tajne, stoga je zbog pojačanog kvalificiranog EDS-a osigurana sigurnost elektroničkih dokumenata.

Nakon odabira određene vrste elektroničkog potpisa sklapa se ugovor s odabranim centrom za ovjeru.

Pravila za implementaciju sustava u rad tvrtke

Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima u odnosu na papir smatraju se neospornima, ali često u procesu njegove primjene u radu organizacije nastaju određene poteškoće. Stoga pravila ovog postupka uključuju:

• u početku, stručnjak koji će se baviti prevođenjem papirnatih dokumenata u elektronički oblik imenuje se uz pomoć naloga voditelja;
• na svako radno računalo instaliran je poseban softver koji vam omogućuje potpisivanje dokumenata prethodno izdanog EDS-a;
• pri sastavljanju, sastavljanju i koordinaciji različite dokumentacije uzimaju se u obzir osnovna pravila uredskog rada, koja se primjenjuju i na papirnate dokumente;
• elektronički dokumenti moraju imati sve potrebne detalje, pečate i EDS;
• u regulatorne akte tvrtke mogu se unijeti informacije o tome koje će se metode potvrđivanja radnji s tim dokumentima primijeniti.

Proces se smatra ne previše kompliciranim ako ga dobro razumijete.

Pravila suradnje s drugim tvrtkama

Svaka tvrtka koja implementira takav sustav u rad želi koristiti elektroničku dokumentaciju u suradnji s glavnim ugovornim stranama. Da biste to učinili, prilikom sastavljanja sporazuma s drugom tvrtkom, u tekst dokumenta treba unijeti klauzulu da će se svi papiri prenositi elektroničkim komunikacijskim kanalima. Nakon toga se izrađuje potrebna dokumentacija i potpisuje prethodno izdani EDS. Sva sredstva EDS-a moraju biti certificirana, inače se ne mogu koristiti tijekom rada tvrtke.

Mnogo je lakše uspostaviti takav tijek dokumenata s različitim vladinim agencijama, na primjer, s Federalnom službom ili PF-om. To je zbog činjenice da takve organizacije već imaju potreban softver za rad s elektroničkom dokumentacijom.

Kako se pohranjuju dokumenti?

Glavna prednost elektroničkog upravljanja dokumentima je u tome što organizacija ne zahtijeva dodjeljivanje zasebne prostorije namijenjene stvaranju arhive, jer su svi papiri pohranjeni na računalima, poslužiteljima ili različitim elektroničkim medijima. Ali svejedno, svaka tvrtka treba posvetiti kompetentnom pohranjivanju dokumentacije kako joj ne bi pristupili neovlaštene osobe ili organizacije.

Tijekom pohrane elektroničkih dokumenata uzimaju se u obzir sljedeća pravila:

• nužno je sastaviti nomenklaturu slučajeva za cijelu tvrtku, a njezin izgled i sadržaj ovise o tome u kojem području djelatnosti poduzeće djeluje;
• provodi se ispitivanje vrijednosti dokumenata;
• svaka dokumentacija označena je uporabom elektroničkog tijeka rada;
• svi dokumenti moraju biti arhivirani.

Prilikom uzimanja u obzir ovih pravila neće biti teško pravilno pohraniti dokumentaciju u elektroničkom obliku.

Zaključak

Brojne su prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima. Poboljšanje kvalitete rada tvrtke posljedica je njegove provedbe. Za to je važno Donesite odgovarajuću odluku upravi poduzeća, odaberite certifikacijski centar i izdajte EDS. Na računala je instaliran poseban softver, kao i potrebne promjene u regulatornim lokalnim aktima tvrtke.

Uz pomoć elektroničke dokumentacije, rad tvrtke uvelike je pojednostavljen, kao i jednostavnost suradnje s drugim tvrtkama i vladinim organizacijama.