Tok dokumenata je... Pojam i vrste tokova dokumenata

Članak daje objašnjenja za koncepte kao što su dolazna i odlazna dokumentacija, tijek dokumenta i njegova struktura, tijek dokumenta, njegov način rada i cikličnost, unutarnja i vanjska dokumentacija. Dane su metode isticanja potrebne informacije i njegovo skladištenje u tekućim poslovima i arhivima tijekom uredskog rada.

Vrste tokova dokumenata

U ovo doba informacija nemoguće je zamisliti rad bilo koje strukture proizvodnje, potrošnje, regulacije ili distribucije bez dokumentacije. Suočavanje s dokumentacijom u današnjem informacijskom papiru i elektroničkom procvatu postaje sve složenije. Mediji za pohranu se mijenjaju, mijenjaju se ljudi koji ih obrađuju, mijenja se pravno polje korištenja informacija. Koncept i struktura protoka dokumenata također se mijenjaju.

Dokument kao jedinica protoka dokumenata

Dokument je informacija zabilježena u obliku bilo kojeg materijalnog predmeta. Dokument može biti fotografija, video, audio zapis, a da ne spominjemo papirnate medije i datoteke. Ali dokument postaje dokument samo ako ima niz potrebnih zahtjeva. Ti se zahtjevi nazivaju detaljima i obvezni su znakovi utvrđeni zakonom ili propisima za određene vrste dokumenata. Na primjer, za registraciju organizacijskih i administrativnih dokumenata postoji GOST R 7.0.97-2016. Jedan od najvažnijih detalja je datum dokumenta (ponekad-čak i vrijeme).

Što je protok dokumenata

Tok dokumenata je kretanje dokumenata između točaka stvaranja informacija, točaka obrade informacija, točaka pohrane podataka i izravnih korisnika informacija. Tokovi dokumenata vrlo se razlikuju po vrsti dokumenata i njihovom sadržaju, načinu i cikličnosti, načinima kretanja itd.d.

Tokovi dokumenata u organizaciji (što znači i poduzeća) dijele se na dolazne i odlazne. Svaka vrsta toka mora biti odvojena jedna od druge kako bi se izbjegle pogreške i zabune u radu s dokumentima.

Dolazni tok dokumenata sastoji se od dokumenata koji dolaze u organizaciju poštom, e-poštom, koje su namjerno donijeli (kuriri). Dokumenti na ulazu moraju biti razvrstani, nepotrebni-uklonjeni u smeće. Potrebni ili eventualno potrebni dokumenti trebaju biti zabilježeni u časopisima (papirnatim ili elektroničkim) s naznakom datuma primitka, naziva dokumenta i njegovih detalja (datum dokumenta, naziv pošiljatelja itd.).d.), jedinice organizacije kojoj je dokument poslan.

Odlazni dokumenttok čine dokumenti stvoreni i sastavljeni ili obrađeni u organizaciji. Svim odlaznim dokumentima mora se dodijeliti serijski broj, provjeravaju se potrebni detalji i njihova ispravnost, moraju biti zabilježeni u časopisima s datumom (u pravilu je to datum potpisivanja dokumenta), odlaznim brojem i kodom jedinice koja je pripremila dokument.

Ako je nemoguće odmah obraditi tok dokumenata (njegovo naglo povećanje), potrebno je povećati osoblje zaposlenika koji obrađuju dokumente kako bi se izbjegle pogreške i kašnjenja koja su često vrlo skupa za organizaciju.

Vrste tokova dokumenata mogu biti najrazličitije, sve ovisi o vrsti aktivnosti organizacije i načinu njezina rada.

Za velike organizacije i poduzeća pravilno izgrađen protok dokumenata jednako je važan kao i protok materijala ili proizvedenih proizvoda. Za velike tokove dokumenata čak se i dokumentacija razvija i primjenjuje tehnološki procesi.

Pojam vanjskih i unutarnjih tokova dokumenata

Pored dolaznih i odlaznih informacija u organizaciji, mogu se razlikovati unutarnje, t.e. informacije stvorene i korištene samo unutar same organizacije. Te informacije mogu imati određeni stupanj tajnosti i neće biti javno dostupne čak ni unutar iste jedinice. Razmjena pisama između odjela iste organizacije obično nije prihvaćena. Za dokumentarnu komunikaciju koriste se takozvani dopisi (izvještaji ,objašnjenja, potvrde) koje potpisuju voditelji odjela. Pored dopisa, organizacija ima naloge, upute, potvrde, tehničku dokumentaciju i drugu dokumentaciju.

Interni dokumentprijenos iz tih razloga mora biti jasno reguliran kako bi se spriječilo da povjerljivi podaci dođu do mjesta dijeljenja, čak i kao odlomci ili dijelovi. Stoga unutarnje informacije nisu namijenjene prelasku izvan organizacije, a ponekad i izvan jedne jedinice. U tom se slučaju takve informacije prenose iz odjela u odjel samo uz dopuštenje voditelja odjela i nužno se bilježe tijekom prijenosa (čak i u arhivu organizacije) u posebnim časopisima s naznakom primatelja i potvrdom njegovih ovlasti za primanje (pristup radu s dokumentima).

Parametri protoka dokumenata

Protok dokumenata složen je sustav koji karakteriziraju sljedeći parametri:

• sadržaj (ili koje funkcije obavlja);
• struktura;
• način rada i cikličnost;
• smjer;
• volumen;
• ostalo.

Sadržaj ili funkcionalnost

Ovaj parametar protoka dokumenata je popis sastava dokumenata koje organizacija koristi i sastav informacija sadržanih u tim dokumentima. To je konstantna vrijednost za mali broj organizacija, zanimanje koji su vrlo specifično i trajno u vremenu (obično sudovi, arhivi, registri itd. neproizvodne organizacije). Za većinu organizacija, posebno proizvodnih, protok dokumenata je promjenjiva vrijednost koja se mijenja ovisno o različitim promjenama: vrsta aktivnosti, partnera, tehnologije, materijala, zakona i drugih zahtjeva za promjenom proizvodnje i privremenih promjena.

Struktura protoka dokumenata

Koncept i struktura tijeka rada mogu se opisati onim znakovima pomoću kojih se daje klasifikacija dokumenata i njihovo indeksiranje, formira se cijeli sustav orijentacije u referentnom aparatu dokumenata organizacije. Obično takva struktura odgovara vrsti i namjeni toka dokumenata.

Način rada i cikličnost

Ovi parametri određuju promjene u opterećenju informacija tijekom vremena. To je, na primjer, nagli porast opsega rada s osobnim poslovima podnositelja zahtjeva za obrazovnu ustanovu tijekom prijemne kampanje ili s dokumentima učenika tijekom sesija i završetka diplomiranja.

Takve promjene povezane su s unutarnjim ritmovima organizacije i obično su prilično predvidljive i planirane.

Promjene smjera tokova dokumenata

Te su promjene povezane sa sadržajem rada jedinice za obradu informacija. To su razlike u načinima registracije dokumenata, načinima kontrole rokova izvršenja dokumenata, načinima upoznavanja s njima, a posebno odobravanju i koordinaciji različitih dokumenata. Na promjenu smjera tokova dokumenata utjecat će i unutarnje promjene u strukturi i djelatnosti organizacije.

Volumen protoka dokumenata

Opseg toka dokumenta je broj dokumenata (i izvornika i kopija), koji se mogu izraziti i brojem samih dokumenata i brojem listova, znakova, brojem izvođača i osoba s kojima je dokument dogovoren. Na primjer, broj partnerskih organizacija s kojima se ugovor mora dogovoriti ili s kojima se mora potpisati.

Opseg tijeka rada organizacije uključuje ukupan broj dokumenata u svim tokovima.

Poboljšanje rada s tokovima dokumenata u organizaciji

Da biste poboljšali ovaj rad, potrebno je proučiti cijeli proces uredskog rada, uspostaviti jasne preporuke koje postupak čine tehnološki kompetentnim: ukloniti dupliciranje tijekom rada s dokumentima, isključiti koordinaciju dokumenta od strane jedinica koje nemaju nikakve veze s njim. Što je veći tijek dokumenata, to je više opterećen upravljački aparat organizacije, ili barem njegov veći dio.

Jedna od glavnih točaka poboljšanja rada osoblja s dokumentima je razina njegove stručne izobrazbe u svim fazama kretanja protoka dokumenata, optimalno opterećenje osoblja radom, jasna Regulacija rada s dokumentom u svakoj jedinici.

Regulacija i standardizacija za velike tokove dokumenata omogućuju upotrebu mehanizacije i automatizacije uredskog rada, smanjuju broj zaposlenika koji rade s dokumentima na optimalan broj.

Nažalost, podaci o količinama tokova dokumenata obično su podcijenjeni, što je posljedica nesavršenih računovodstvenih metoda.

Osnovni zahtjevi modernosti za protok dokumenata

1. Pravilnost. Svaka gužva ili neuspjeh u kretanju protoka informacija u ljudskoj aktivnosti dovodi do poremećaja u radu cijelog sustava u cjelini. Povećanje količine dokumenata mora se uzeti u obzir i planirati unaprijed.
2. Rukovanje. Tokovima informacija može se i treba upravljati. Sustav uredskog rada mora biti ne samo održiv, već i fleksibilan u radu; osoblje mora biti univerzalno obučeno za sve uredske operacije.
3. Kontinuirano poboljšanje učinkovitosti tijeka rada kroz racionalizaciju, mehanizaciju i automatizaciju rada.
4. Redovita izrada i ažuriranje ruta i tehnoloških karata kretanja dokumenata s naznakama rokova, izvođača itd.d.
5. Standardizacija dokumenata, metode njihove obrade, pravilno arhiviranje, označavanje mjesta pohrane svakog dokumenta ubrzavaju potragu za dokumentima i rad s njima.