Dopis o poslovnom putovanju: uzorak, značajke punjenja

Vrijedno je proučiti uzorak dopisa o poslovnom putovanju kako biste pravilno sastavili takav dokument. To će knjigovođi omogućiti da dobije sve potrebne informacije i naknadno točno izračuna putne troškove. Štoviše, usredotočujući se na određeni uzorak, zaposlenik neće propustiti potrebne podatke i u dokument će unijeti sve potrebne podatke.

U koje se svrhe koristi

Uzorak dopisa za poslovno putovanje koristi se za sastavljanje dokumenta unutar organizacije. Bilježi datume polaska i dolaska stručnjaka. Također, ovaj papir označava stvarno mjesto boravka zaposlenika.

Korištenje dopisa o poslovnom putovanju (uzorak u nastavku) potrebno je ako:

• zaposlenik nema dokumente koji mogu potvrditi njegov stvarni boravak na traženom mjestu;
• putovanje se obavlja iznajmljenim, osobnim ili službenim prijevozom.

Zadatak bilješke svodi se na olakšavanje postupka obračuna dnevnica od strane računovođe. Bez podataka o stvarnom broju dana provedenih na poslovnom putu, bit će problematično točno podmiriti zaposlenika koji se vratio.

Struktura

List papira A4 prikladan je za obrazac. Ako se usredotočite na standardni uzorak dopisa o poslovnom putovanju, tada bi struktura dokumenta trebala biti sljedeća:

1. F. I. O. voditelj tvrtke. Napisano u gornjem kutu.
2. Inicijali voditelja jedinice. Naznačeno ako postoji takav položaj u tvrtki. Napisano odozdo ispod prvih inicijala. Ovdje su navedeni i podaci (F. I. O.) zaposlenika.
3. Naziv dokumenta. Napisano u središnjem dijelu lista. Ovdje morate navesti naziv dokumenta i njegov sadržaj. Zaposlenik može u slobodnom obliku iznijeti bit dopisa o poslovnom putovanju. Uzorak u ovoj fazi popunjavanja obveznih struktura ne sadrži.
4. Priloženi dokumenti. Njihov popis mora biti napisan na dnu obrasca.

Unatoč činjenici da ne postoje strogi zahtjevi u vezi s prezentacijom suštine žalbe, određene informacije u dokumentu moraju biti prisutne. Riječ je o sljedećim informacijama:

• datumi odlaska i povratka;
• svrha putovanja;
• model, registracijski broj, ime i Marka vozila, koji se koristio (bez obzira je li unajmljen, službeni ili osobni);
• datum sastavljanja dokumenta, njegov broj i potpis zaposlenika s dešifriranjem.

Nijanse dizajna

Unatoč činjenici da se uzorak dopisa o poslovnom putovanju može upisati na računalo i ispisati, zaposlenik mora pisati rukom. Dopušteno je koristiti obični list papira, ali češće se zaposleniku koji se vraća daje zaglavlje.

Opća struktura dokumenta slična je u različitim tvrtkama, ali zakon ne zabranjuje tvrtkama da razvijaju svoje uzorke dopisa. Nakon poslovnog putovanja, zaposlenici u svakom slučaju navode istu vrstu podataka. Razlike mogu nastati zbog specifičnosti unutarnjih procesa organizacije.

Na temelju odredbi izaslanika 749 (stavak 3.), svaka tvrtka mora izraditi takav dokument tako da odražava potreban oblik i sadržaj dopisa koji se koristi u određenom poduzeću. Glavna stvar je ne zaboraviti navesti glavne podatke (broj, datum narudžbe, marka automobila i t. d.).

Popratni dokumenti

Osim same bilješke, zaposlenik mora dostaviti i druge papire. Riječ je o dokumentaciji poput:

Ako iz različitih razloga nije bilo moguće izdati takve izjave, tada će zaposlenik koji se vratio s putovanja morati dostaviti dopis. Važno je da u njemu postoji oznaka koju je stavio primatelj, a koja će potvrditi navedene podatke u vezi s poslovnim putovanjem: datum i vrijeme dolaska/odlaska, kao i mjesto boravka.

Rezultati

Napomena o poslovnom putovanju olakšava izvještavanje tvrtke, a rad računovođe praktičniji. Kako bi zaposlenici izbjegli pogreške i pravilno ispunili takav dokument, svaka tvrtka sastavlja svoj uzorak, uzimajući u obzir sve značajke internih procesa organizacije.