Računovodstveni dokumenti su... Koncept, pravila za registraciju i pohranu računovodstvenih dokumenata. 402-fz "o računovodstvu". Članak 9. Primarni računovodstveni dokumenti

Ispravno dokumentacija u vođenju računovodstva vrlo je važno za proces formiranja računovodstvene informacije i utvrđivanje porezne obveze. Stoga je potrebno s posebnom pažnjom postupati s dokumentima.

Stručnjaci računovodstvenih usluga, predstavnici malih poduzeća koji vode neovisno računovodstvo trebali bi znati glavne zahtjeve za stvaranje, registraciju, kretanje, pohranu papira.

Pojam dokumenta

Računovodstveni propisi ne otkrivaju pojam dokumenta. Stoga je vrijedno koristiti definiciju koju je 15489-1-2007 utvrdio GOST R ISO.

Računovodstveni dokumenti su identificirani podaci zabilježeni na materijalnom mediju, stvoreni, primljeni i pohranjeni od strane fizičke osobe ili organizacije kao dokaz u potvrđivanju poslovne aktivnosti ili zakonskih obveza.

Primarni dokumenti su dokumenti koji sadrže početne podatke o procesima i operacijama. To su računovodstveni dokumenti koji govore temelj za knjigovodstvene transakcije.

Primarni računovodstveni dokumenti su dokumenti uz pomoć kojih se izvršavaju činjenice gospodarske aktivnosti. Ovaj koncept Saveznog zakona "o računovodstvu" reguliran je člankom.

Glavni zahtjev za njihovu pripremu je da ih treba sastaviti kada se dogodi činjenica gospodarske aktivnosti ili odmah nakon završetka (ako postoji takva mogućnost).

Primarni radovi

Primarni računovodstveni dokument mora biti sastavljen u trenutku obavljanja poslovne transakcije, a ako to nije moguće — odmah po njegovom završetku.

Glavni primarni dokumenti su:

1. Teretnica u obliku TORG-12.
2. RKO i PKO.
3. Računovodstvena referenca.
4. Predujam izvješća.

Vrste primarnih dokumenata

Nijedan regulatorni akt ne sadrži grupiranje i klasifikaciju računovodstvenih dokumenata. Mogu se razlikovati sljedeće vrste računovodstvenih dokumenata, to su dokumenti uzimajući u obzir:

1. Mjesta njihovog sastavljanja: vanjski i unutarnji.
2. Primijenjeni dokumentarni oblici: neunificirani (stvoreni u skladu s obrascima koje je organizacija samostalno razvila), objedinjeni (stvoreni u skladu s obrascima koji su sadržani u albumu objedinjenih obrazaca).
3. Vrsta informacijskog medija: elektronički i papirni.
4. Količina podataka: sažetak i primarni.
5. Vrste obveza, računovodstvene sekcije, imovina: računovodstvo gotovinskih transakcija, računovodstvo obračuna i isplate plaća, računovodstvo zaliha, računovodstvo osnovnih sredstava, druge slične.

Obrasci primarne računovodstvene dokumentacije

Registracija računovodstvenih dokumenata prije svega je uporaba objedinjenih i samostalno razvijenih obrazaca. Korištenje mnogih objedinjenih od 2013. nije obvezno.

Sve obrasce primarnog mora odobriti voditelj organizacije. Trenutno su obvezni za upotrebu sljedeći:

1. Računovodstvo usluga prijevoza robe (272-P Vlade).
2. Prema računovodstvu rada, njegovoj plaći (1-p Državnog odbora za statistiku).
3. Za računovodstvo gotovinskih transakcija (88-P Državnog odbora za statistiku, 3210-kod banke Ruske Federacije).

Standardni obrazac predviđen je i za nalog za plaćanje. U procesu registracije objedinjenih obrazaca obvezno je popunjavanje računovodstvenih dokumenata, naime svih predviđenih stupaca (redaka) . Ako nedostaju bilo kakve informacije, u odgovarajući stupac treba staviti crticu.

Vrijedi napomenuti da se upotreba računovodstvenih dokumenata, koji trenutno nisu obvezni, i dalje koristi u organizacijama. Uzimajući u obzir interne potrebe poduzeća, ovi se obrasci mogu doraditi. Mogu se učiniti prikladnijima i prikladnijima za fiksiranje određenih gospodarskih radnji. Na primjer, možete odbiti koristiti rekvizite za ispis i oznake prednje i stražnje strane.

Odobrenje primarnih računovodstvenih dokumenata

Organizacija je zadužena za odobravanje primijenjenih primarnih oblika (4. stavak 1/2008-PBU). Važno je zapamtiti da Jednostavna veza do albuma objedinjenih obrazaca neće biti dovoljna.

Računovodstvena politika trebala bi navesti određene vrste dokumenata iz albuma koje će organizacija koristiti, kao i popis pojedinaca koji imaju pravo na potpisivanje primarnih dokumenata.

Obrasci se mogu odobriti i drugim lokalnim propisima. Na primjer, nalog za odobravanje obrazaca primarnih računovodstvenih dokumenata. Računovodstvena politika mora sadržavati referencu na takav nalog.

Obvezni detalji računovodstvenih dokumenata

402-FZ regulira zahtjeve za obvezne detalje primarnih računovodstvenih dokumenata. Postoji sedam takvih rekvizita:

1. Datum izrade dokumenta.
2. Njegovo ime.
3. Naziv gospodarskog subjekta koji je dokument sastavio.
4. Sadržaj činjenica gospodarske aktivnosti.
5. Vrijednost novčanog ili prirodnog mjerenja (s mjernim jedinicama).
6. Naziv radnog mjesta osoba odgovornih za transakciju.
7. Potpisi s dešifriranjem odgovornih osoba.

Neki dokumenti koji ne predstavljaju primarnu dokumentaciju mogu se primijeniti kao takvi.

Ako organizacija odražava troškove najma, tada su takvi računovodstveni dokumenti akti i ugovor o najmu. 611 i 622 članci Građanskog zakonika utvrđuju da se u takvom slučaju moraju izdati bilateralni akti o prijemu i prijenosu odgovornog predmeta. Ako uzmemo u obzir članak Građanskog zakonika 753, tada primarni dokumenti mogu biti jednostrani akti.

Registracija dokumentacije u računovodstvu

Važno je razmotriti posebne slučajeve koji se često susreću prilikom izrade dokumentacije.

Odbijanje upotrebe pečata. Glavna svrha pečata je potvrda potpisa koju je dostavila odgovorna osoba. Od 2015. godine poduzeća nisu dužna tiskati. Podaci o pečatu trebaju se odražavati u Povelji organizacije (82-FZ). Pečat je potreban samo u slučajevima utvrđenim saveznim propisima.

Mora biti prisutan na sljedećim dokumentima: potvrde o dvostrukom skladištu, akti o nastanku nesreća na radu, dokumenti dostavljeni carinskim tijelima, punomoć koja vam omogućuje zastupanje interesa pravne osobe na sudovima.

Pečat nije obvezni detalj, međutim, njegova prisutnost može biti predviđena oblikom primarnog računovodstvenog dokumenta, koji je odobrio šef poslovnog subjekta.

Dokumenti sastavljeni na strani jezik. Dokumenti se mogu uzeti u obzir isključivo na ruskom jeziku. Ako je dokument sastavljen na drugom jeziku, tada mora biti prisutan prijevod na ruski jezik i mora biti red po red. Ovjera prijevoda nije potrebna osim u slučajevima propisanim Haškom Konvencijom:

1. Neuble brojila u primarnim računovodstvenim dokumentima. Podaci o troškovnoj prirodi u računovodstvenim dokumentima mogu se odražavati u konvencionalnim jedinicama, u valuti, u rubaljima.
2. Primarno u elektroničkom obliku.

402-FZ omogućuje registraciju primarnih dokumenata od strane gospodarskih subjekata ne samo u papirnatom obliku, već i u elektroničkom obliku.

Elektronički dokument mora sadržavati sve obvezne detalje utvrđene za računovodstvene dokumente, kao i elektronički potpis.

Elektronički potpisi dolaze u tri varijante-jednostavni, ojačani nekvalificirani, ojačani kvalificirani. Prema Ministarstvu financija, može se koristiti bilo koji od ova tri potpisa.

Punomoć za potpisivanje primarnih računovodstvenih dokumenata

Zaposlenik organizacije ima pravo potpisa ako je sastavljen jedan od sljedećih dokumenata:

1. Punomoć za potpis primarnog (članci Građanskog zakonika 185-189).
2. Nalog o pravu na potpisivanje.

U usporedbi s nalogom koji daje pravo potpisa, punomoć se može izdati osobama koje nisu zaposlenici organizacije. Prema dogovoru stranaka, faksimil se može koristiti za potpisivanje primarnih dokumenata (članak 160.

Raspored upravljanja dokumentima u računovodstvu

Pod rasporedom tijeka rada podrazumijeva se opis koji može biti u obliku tablice ili dijagrama, postupaka za stvaranje, kretanje, obradu, pohranu računovodstvenih dokumenata. Raspored se može odobriti kao dodatak računovodstvenoj politici ili kao lokalni regulatorni akt. U drugom slučaju, računovodstvena politika mora sadržavati referencu na ovaj čin.

Raspored tijeka rada mora nužno odražavati:

1. Rokovi tijekom kojih se dokumenti moraju sastaviti, prenijeti, obraditi, pohraniti.
2. Položaji osoba odgovornih za operacije odraženi u rasporedu tijeka rada (105-P Ministarstva financija).

Časopis za računovodstvo primarne dokumentacije

Vođenje takvog dnevnika više je pravilo racionalnog upravljanja dokumentima, a ne računovodstvo. On potrebno za registracija računovodstvenih dokumenata - dolaznih i odlaznih primarnih dokumenata. Stručnjaci savjetuju vođenje sličnog dnevnika u slučajevima kada se računovodstvo provodi bez korištenja specijaliziranih računovodstvenih programa.

Na primjer, kada koristite 1C, dnevnik dokumentacije može se generirati i ispisati po prvoj potrebi. Dakle, Registar dokumenata o primitku prikazat će dokumente dobavljača, a registar gotovinskih dokumenata, odnosno dokumentaciju o blagajni poduzeća.

Računovodstvo, za razliku od poreznog računovodstva, omogućuje odraz činjenica gospodarske aktivnosti u nedostatku primarni računovodstveni dokumenti, ali samo ako kasnije ipak stignu.

U ovom slučaju, činjenice gospodarske aktivnosti trebaju se odraziti u računovodstvu koristeći procijenjenu vrijednost. Kad dokument stigne, ne vrši se njegovo poništavanje. Potrebno je samo prilagoditi datum primitka.

Ovaj pristup reguliran je 21/2008-PBU, 119n-P Ministarstva financija, AKPI16-443-P ned.

Iznimka od ovog postupka su dokumenti koji se odnose na posredničke transakcije. Posrednik je dužan predati svu dokumentaciju. U slučajevima kada je izvješće o izvršenoj transakciji sastavljeno uz pretpostavku pogrešaka ili netočnosti, Nalogodavac može imati pravo na prigovor u roku od 30 dana od dana primitka (999, 1008 članci Građanskog zakonika).

Pohrana i uništavanje računovodstvenih dokumenata

Postupak skladištenja primarnog određuje 558-P Ministarstva kulture. Ukupno razdoblje čuvanja dokumentacije, u skladu s 402-FZ "O računovodstvu", članak 9. je 5 godina. Voditelj poduzeća odgovoran je za organizaciju pohrane dokumentacije.

Neki se dokumenti moraju čuvati dulje vrijeme:

1. O stjecanju pokretne imovine-najmanje 10 godina.
2. Za transakcije s nekretninama-na neodređeno vrijeme.
3. Izjave o isplati dividende i putne isprave za poslovna putovanja na Dalekom Sjeveru - 75 godina.

Ako je istekao rok trajanja internih računovodstvenih dokumenata, oni se mogu uništiti. Odluku o mogućnosti uništenja mora donijeti stručno povjerenstvo koje se stvara svake godine ili djeluje kontinuirano. Na temelju rezultata takvog povjerenstva mora se sastaviti akt koji odražava popis dokumenata koji će biti uništeni.

Tvrtka može samostalno likvidirati dokumentaciju ili je prenijeti u tu svrhu specijalizirana organizacija.

Odgovornost za pohranu primarnog

Kazne su predviđene za grube kršenja zahtjeva računovodstvu i financijskim izvještajima. Jedan od najgrubljih dokumenata je nepostojanje obveznih primarnih računovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara, financijskih izvještaja, revizorskog izvještaja od strane poslovnog subjekta.

Ako se otkriju takva kršenja, izriču se novčane kazne u sljedećim iznosima:

1. Dužnosnici-5-10 tisuća. rubalja.
2. Ponovljeno kršenje od strane službenika – 10-20 tisuća. rubalja ili diskvalifikacija na 1-2 godine.