Sistematizacija dokumenata: postupak, klasifikacija i pravila

Sistematizacija dokumenata svodi ih na dosljedan redoslijed kako bi se osiguralo kvalitetno upravljanje unutar tvrtke. Takav postupak uključuje u budućnosti brzo pronalaženje i obradu potrebnih podataka u arhivima, koji se mogu nalaziti i na papiru i na elektroničkim medijima.

Sustav upravljanja dokumentima

Akti, protokoli, važni papiri i druge vrste dokumenata distribuiraju se u određenom sustavu, što znači:

• tipološka podjela nomenklature slučajeva;
• utvrđivanje metodologije sistematizacije;
• dešifriranje bibliografskog opisa;
• procjena dokumentacije prije arhiviranja.

Ako je sistematizacija dokumenata organizacije izvedena ispravno, kao rezultat toga, postiže se visok pokazatelj kvalitete u uredskom radu, kao i ušteda resursa poduzeća i optimizacija njegovog osoblja.

Metode lijevanja u sustav

Razvoj suvremenih poslovnih projekata nemoguć je bez informacijske opreme u obliku tijeka dokumenata i uredskog rada. Pojavila se potreba za klasificiranjem već postojeće ogromne količine podataka. Novi tok informacija ne bi trebao zasjeniti postojeće baze podataka, već se skladno uklopiti u radni sustav.

U klasifikacija sistematizacije dokumenti uključuju:

• metode akumulacije i pretraživanja;
• sortiranje upita;
• nomenklatura;
• načini pristupa;
• indeksiranje;
• mogućnosti pružanja.

Distribucija informacija se događa:

1. Strukturirano (sekvencijalni prikaz podataka u standardnom formatu, podaci se prenose na računalo u uređivač teksta ili na papir).
2. Na slobodan način.

Polja su odjeljci s informacijama u standardu, a zapisi su popunjeni formati. Prikupljeni zapisi, postavljeni tako da je potrebna stavka dostupna u brzom pretraživanju, čine bazu podataka.

Distribucija tipa

Arhivska klasifikacija može biti:

• predmet (Distribucija se vrši unutar jedne odabrane teme);
• nominalno (razvrstavanje po nominalnoj vrijednosti pogodno je za administrativnu i organizacijsku dokumentaciju: naredbe, protokole, akte, sporazume, račune);
• tematski (odabrana je ista vrsta predmeta dokumentacijskih paketa);
• kronološki (katalogizacija se provodi prema vremenu stvaranja dokumenti i pojam njihovo skladištenje);
• autorsko (sortiranje po imenu kreativnog tima ili autora: disertacije, publikacije, poruke, izvještaji).

Da biste organizirali dokumente, preporučuje se prvo započeti sortiranje dokumentacije slične određenim karakteristikama, nakon čega možete započeti distribuciju prema gore navedenim točkama. Ovaj pristup pohrani i obradi informacija omogućuje brzo pronalaženje pristupa potrebnim podacima i štiti informacije od neovlaštenog curenja.

Svrha dovođenja tijeka rada u redoslijed je praćenje puta dokumenta od početnog datuma njegovog utvrđivanja u proizvodnju do prijenosa u arhivu ili do uništenja. Bez pravilno organiziranog procesa, aktivnosti zaposlenika organizacije bit će otežane. Takva se izjava odnosi i na državne i na komercijalne strukture, samo na taj način moguće je sačuvati dokumente koji nose društvenu, političku, znanstvenu, povijesnu, ekonomsku vrijednost za zemlju.

Klasifikacija nomenklature

Raspodjela podataka događa se u ovom slučaju prema srodstvu i zajedničkim karakteristikama. Sistematizacija i pohranjivanje dokumenata u arhivu smatra se dugotrajnim procesom koji uvelike pojednostavljuje rad s protokom dokumenata i pretvara uredski rad u elementarni postupak. Najjednostavniji primjer je grupiranje po kompleksu predmeta u "slučaj".

Informacije se grupiraju prema karakteristikama:

• dopisnik (prevladava pri strukturiranju korespondencije s pravnom ili fizičkom osobom: regionalni katastar nekretnina ili individualni poduzetnik);
• stručnjak (uzima se u obzir razdoblje arhiviranja dokumenata: privremeno ili dugoročno);
• pitanje i predmet (sortiranje prema tipičnom obliku: mape ili datoteke distribuiraju se prema poslovnom projektu);
• geografski (grupiranje informativne dokumentacije dopisnika po regiji).

Formiranje imena

Sistematizacija i računovodstvo dokumenata može se odvijati na nekoliko načina istovremeno, ali bez greške prema stručnom (privremeni dokumenti uključuju one dokumente čiji rok trajanja ne prelazi 10 godina, dugoročni dokumenti-više od 10 godina). Primjer je "paket dokumenata o popravnim i restauratorskim radovima organizacije" ICS "za 2018. godinu". Ovdje možete razlikovati stručne, Dopisničke i autorske značajke.

Nomenklatura slučajeva sortirana je sistemskim popisom dokumenata tvrtke stvorenih prema planiranom planu, s oznakom razdoblja arhiviranja. U procesu poslovanja poduzeća, glavni čimbenici za konsolidaciju reda u sistematizaciji papira su arhiviranje i registracija. Jednako važan element u nomenklaturi slučajeva je fiksiranje indeksa, što pojednostavljuje potragu za potrebnim informacijama i smanjuje vrijeme potencijalno utrošeno na ispitivanje materijalnih dobara.

Nomenklatura slučajeva

Pod distribucijom u "pakete", informacije u kojima su identične ili imaju slične karakteristike, nalaze se kartoteke službenika (bez obzira na stupanj tajnosti) i drugi registracijski i referentni nizovi struktura organizacije. Kao rezultat sistematizacije dokumenata u slučajevima, nomenklatura grupira papire, vrši njihovo računovodstvo i indeksiranje. Raspodjela po nomenklaturi pokriva raspoloživu količinu informacija što je više moguće, što vam omogućuje udobno pronalaženje i obradu bilo kojeg dokumenta kada je to potrebno.

Nomenklatura je tipična, približna i specifična. Svaka se opcija može nadopuniti dokumentima vlastitih jedinica. Primjer i model formiraju se u svrhu objedinjavanja Baza podataka. Slučajevi sličnog sastava razvrstani su u kategorije odjela poduzeća. Kao rezultat toga, formira se jedinstveno indeksiranje u obliku regulatornog dokumenta uredskog rada. Svaka nomenklatura postaje normativni akt tek nakon odobrenja od strane upravitelja.

Smjernice za sistematizaciju

Arhivski odjeli i posebne ovlaštene osobe bave se razvojem takvih dokumenata o sistematizaciji. S obzirom na svrsishodnost, preporučuje se da organizacije razviju vlastite nomenklature predmeta na temelju tipičnih ili uzornih: naslovi trebaju biti kratki, ciljani i točni, kao i strukturno odražavati vrstu dokumenta( korespondencija ,nalog, dosje, izvještaj), njegovog izvođača ili dopisnika, temu i datum odabira.

Prema uputama i pravilima za sistematizaciju dokumenata, preporučuje se započeti s podacima organizacijske i administrativne prirode po redoslijedu viših tijela. Zatim nastavite s postavljanjem organizacijskih papira u obliku statuta, propisa i uputa. Dalje – administrativni i organizacijski poslovi samog poduzeća (nalozi i naredbe). Na kraju objavite podatke s podacima o planiranim izvješćima.

Stručno povjerenstvo bavi se ispitivanjem i uređivanjem arhivske dokumentacijske nomenklature poduzeća. Usluge dokumentarne potpore upravljanja (predškolske ustanove) čine konsolidiranu nomenklaturu, gdje naslovi daju nazive strukturnih jedinica prema važnosti svojstvenoj njima, funkcionalnim aktivnostima.

Digitalni indeksi

Sistematizacija arhive je formiranje slučajeva prema uvjetnim kriterijima. Tipični dokumenti dobivaju iste indekse digitalnog oblika, koji se sastoje od kombinacije arapskih simbola (primjer: "15-88", gdje 15 znači da slučaj pripada strukturnoj jedinici pod istim brojem, a 88 je položaj u nomenklaturi).

Postupak sistematizacije dokumenata u državnim arhivima je sljedeći:

1. Indeks slučaja.
2. Naslov pododjeljka.
3. Broj svezaka.
4. Razdoblje skladištenja.
5. Dodatni komentari.

U slučaju kada poduzeće nije uobičajeno predati dokumentaciju u arhivu, njegova se nomenklatura dogovara s regionalnom ili odjelnom organizacijom stručne komisije.

Prilikom izrade nomenklature treba imati na umu da je na snazi od prvih dana prvog mjeseca sljedeće godine. Tijekom godine nomenklatura ostaje nepromijenjena, ali se može uređivati i prolaziti kroz novo odobrenje jednom u 5 godina.

Redoviti postupak

Organiziranje dokumenata sastavni je dio uspješnog poslovanja. U procesu aktivnosti akumuliraju se mnogi računovodstveni, tehnički i kadrovski papiri, s vremenom je problem pronaći pravi dokument. Redovita organizacija pomoći će izbjeći nered, sortirati prema datumu i vrsti dostupnih podataka i spriječiti gubitak važnih dokumenata. Postupak distribucije podataka nije tako jednostavan kao što se čini, mukotrpan proces trebao bi se odvijati prema jasnim propisima i samo kvalificiranim osobljem.

U konkretnom slučaju, klasifikacija se odvija prema različitim kriterijima, a ako je za jednu organizaciju tipična verzija (prema trajanju skladištenja, vrsti, smjerovima) idealan izlaz, onda za drugu može biti nezgodna. Svi razvrstani dokumenti arhivirani su u mapu na kojoj je ostavljena oznaka s imenom i kratkim informacijama o njegovom sadržaju.