Opis posla administratora ureda: dužnosti, funkcije i prava

U većini javnih ustanova prve koje sretnete, jedva stigavši prijeći prag, je recepcionar. Ovi stručnjaci zapošljavaju hotele, salone ljepota, restorani i, naravno, uredski objekti. Imaju puno odgovornosti, od komunikacije s gostima i partnerima do obrade dokumentacije.

Značajke

Vrijedno je reći da je administrator vrlo svestrana profesija koja može uključivati svestrane odgovornosti. Prednost za početnike je u tome što ne zahtijeva nikakvo dubinsko znanje iz određenog područja.

Potencijalni poslodavci više pažnje posvećuju osobnim kvalitetama. Potencijalni kandidat za uredskog administratora trebao bi biti umjereno društven, sposoban uspostaviti kontakte s različitim ljudima, pravilno izraziti vlastite misli. Također, prednost će biti prisutnost interesa za odabrano područje aktivnosti i sposobnost pokazivanja otpornosti na stres. Potonja kvaliteta zasigurno će biti korisna budućem administratoru. Morat će komunicirati s ogromnim brojem posjetitelja, među kojima će sigurno naići na sukob. Međutim, čak i u ovakvim situacijama, administrator bi trebao biti u stanju ostati pristojan.

Važno je napomenuti da, ovisno o politici tvrtke u pitanju zapošljavanja, mogu se postaviti zahtjevi za prisutnost visokog obrazovanja, sposobnost rada s uredskom opremom itd.d.

Raspored rada na ovom položaju obično se određuje načinom rada ustanove, jer ga administrator otvara ujutro i zatvara navečer. Međutim, tijekom danonoćnog rada za zaposlenike se izrađuje raspored smjena. U pravilu, uredi u ovom načinu rada ne rade.

Vrijedi i obratite pažnju na činjenicu da su administrator i upravitelj ureda različite profesije. Voditelj ureda zapravo vodi ostale zaposlenike. Administrator, za razliku od njega, ne obavlja ovu funkciju. On samo obavlja vlastite funkcije, ako je potrebno, u interakciji s drugim zaposlenicima ureda.

Glavne odgovornosti

Uredski administrator, dok je na radnom mjestu, mora obavljati znatan broj zadataka koje mu uprava dodjeljuje. Nabrojimo ih ukratko.

• Primanje i naknadna raspodjela telefonskih poziva. Tijekom pregovora administrator mora zabilježiti podatke i proslijediti ih zaposlenicima. Ako je potrebno, poziv treba proslijediti drugom odjelu.
• Dužnosti administratora ureda uključuju klauzulu prema kojoj zaposlenik mora pružiti početne savjete potencijalnim klijentima.
• Potreba za obradom dolazne i odlazne dokumentacije.
• Objavljivanje oglasa za slobodna radna mjesta na specijaliziranim portalima i agencijama za zapošljavanje. Također, dužnosti administratora ureda uključuju provođenje početnih razgovora s potencijalnim kandidatima.
• Kupnja uredskog materijala, kao i potrošnog materijala, potreban za osiguravanje nesmetanog rada uredske opreme.

Osim gore navedenih dužnosti, uredski administrator zapravo stalno komunicira s ljudima. To su i potencijalni kupci i trenutni zaposlenici tvrtke. Upravo na ovog stručnjaka padaju odgovornosti povezane s rasporedom zaposlenika.

Prava

Broj prava, za razliku od obveza, znatno je manji. Dakle, što administratoru ureda omogućuje upute?

• Djelovati u ime tvrtke, zastupajući njezine interese u suradnji s drugim poduzećima.
• Provoditi interakciju s drugim zaposlenicima u okviru dodijeljenih ovlasti.
• Podnesite prijedloge za poboljšanje aktivnosti organizacije na razmatranje.

Funkcije administratora ureda

Budući da je na radnom mjestu, ovaj stručnjak mora obavljati znatan broj zadataka koji su mu dodijeljeni:

• Priprema ureda.
• Održavanje reda.
• Usluga posjetitelja.
• Telefonska usluga.

Zapravo, broj značajki može biti veći. Ovisi o popisu radnih dužnosti administratora ureda u određenoj ustanovi.

Priprema ureda

Izvršavanje dodijeljenih funkcija u pravilu započinje pripremom za novi radni dan. Dolazeći na svoje radno mjesto, administrator provjerava rad uredske opreme, dostupnost potrošnog i uredskog materijala. Dalje, stručnjak bi se trebao upoznati s popisom posjetitelja i stvoriti uvjete za njihov susret.

Održavanje reda

Recepcionar se ne bi trebao izravno baviti čišćenjem i drugim aktivnostima kako bi ured bio uredan. Međutim, među njegovim odgovornostima je i potreba za koordinacijom rada uslužnog osoblja. Trebao bi napraviti raspored čišćenja, kao i odrediti njegovo trajanje.

Usluga posjetitelja

Dužnosti administratora također se sastoje od pregovaranja s posjetiteljima o vremenu posjeta, koordiniranja s upraviteljem. Raspored posjeta trebao bi biti postavljen na takav način da nema preklapanja i da nitko ne mora gubiti vrijeme čekajući. Osim toga, administrator mora upoznati posjetitelje. On je taj koji stvara prvi dojam.

Telefonska usluga

Ova je funkcija dodijeljena administratoru kako bi oslobodio nadzornika od pregovora i ne ometao ga od tijeka rada. Zaposlenik može sam riješiti neka pitanja ili ugovoriti sastanak s posjetiteljem u skladu s rasporedom nadzornika. Prilikom obavljanja ovih funkcija, zaposlenik sigurno mora poštivati povjerljivost, ne otkrivajući strancima informacije koje su mu dostupne.

Uzorak

Opis posla administratora ureda može sadržavati različite stavke, ovisno o zahtjevima određene organizacije. Međutim, u pravilu će biti propisani standardni uvjeti koji se uzimaju kao uzorak.

• Opće odredbe.
• Zahtjevi za kvalifikaciju. Općenito, srednjoškolsko specijalno obrazovanje dovoljno je za potencijalnog administratora. Imati iskustvo nesumnjivo će biti prednost.
• Dužnosti. Nijedan opis posla nije potpun bez ove klauzule.
• Prava. Administrator, na primjer, ima pravo davati prijedloge za poboljšanje poslovanja poduzeća.
• Dodatne odredbe koje mogu uključivati klauzule koje nisu obuhvaćene drugim odjeljcima.

Uobičajeno je novom zaposleniku dati opis posla na pregled, čiju činjenicu mora potvrditi vlastitim potpisom.

Radno mjesto

Upute za zaštitu na radu za administratora ureda postavljaju neke zahtjeve za radne uvjete. Na primjer, radno mjesto treba biti smješteno na takav način da je zaposleniku prikladno obavljati vlastite dužnosti. U pravilu se nalazi u blizini ureda nadzornika i omogućuje vam promatranje ostalih zaposlenika.

Morate shvatiti da prilikom obavljanja dužnosti administrator, kao i ostali zaposlenici, često moraju koristiti uredsku opremu. Zato ga morate postaviti na takav način da je dostupan za kratki rad.

Jedan od važnih zadataka koji nije jasno naveden u opisu posla administratora je obavljanje uloga veze između neposrednog nadzornika i podređenih. Stoga bi zaposlenik trebao pokušati stvoriti povoljno okruženje i uspostaviti kontakte s drugim stručnjacima. Važno je ne samo pravilno prenijeti upute vođe, već i biti u mogućnosti kontrolirati točnost njihove provedbe.

Iz tog razloga, sposobnost uspostavljanja kontakata s drugima postaje važan čimbenik u postizanju uspjeha na ovom položaju. To se odnosi i na menadžere i na podređene. Što se tiče osobnih kvaliteta, organiziranost i otpornost na stres smatraju se prilično važnima, što vam omogućuje da vodite druge zaposlenike i ostanete mirni čak i kada komunicirate s posjetiteljima sukoba.