Proračun projekta. Vrste i svrha proračuna. Faza projekta

Pod proračunom projekta treba shvatiti određivanje troškova onih radova koji se provode u okviru određene sheme. Osim toga, govorimo o proces formiranja na temelju tog proračuna, koji sadrži utvrđenu raspodjelu troškova prema stavkama troškova, vrstama posla, vremenu njihovog izvođenja ili drugim stavkama.

Formiranje proračunske strukture

Kako se izrađuje preliminarni proračun projekta? Struktura takvog otkriva se kontnim planom računovodstva troškova određenog programa. U pravilu, da bi se to utvrdilo, dovoljno je imati tradicionalnu računovodstvenu procjenu.

Proračun se smatra troškovnim planom ili oznakom vrijednosti. To znači, što nakon prije planiranja morate razumjeti koliko, kada i za što će se točno platiti gotovina. Stoga je u ovom slučaju moguće koristiti bilo koje metode predstavljanja gubitaka. Međutim, treba imati na umu da oni moraju zadovoljiti praktične zahtjeve dionika zainteresiranih za njih, kao i formirane standarde. Osim toga, trebali bi odgovoriti na pitanja koja zanimaju investitore projekta.

Obrasci za podnošenje proračuna

I planirani i stvarni proračun imaju određene oblike prezentacije. Dakle, među njima je važno napomenuti sljedeće:

• kalendarski grafikoni, koji su vrsta troškovnih planova;
• matrice raspodjele gubitaka;
• stupčasti grafikoni potrošnje;
• slični rasporedi inkrementalnih (kumulativnih) gubitaka;
• linijski grafikoni kumulativnih troškova raspoređenih tijekom vremena;
• prikaz strukture gubitka kružnog tipa.

Vrijedno je napomenuti da su u različitim fazama razvoja projekta relevantni različiti dizajni projektne i radne dokumentacije. Činjenica je da se radi o razvoju različitih vrsta proračuna. Međusobno se razlikuju i po potrebnoj točnosti i po namjeni. Vrijedno je napomenuti da dopuštena proračunska pogreška postaje mnogo manja kako se projekt razvija.

Sorte i svrha proračuna

Smanjenje pogreške može se argumentirati podacima iz donje tablice. Dakle, razmotrite svrhu i glavne vrste proračuna.

Proračun projekta i procjena troškova

Zanimljivo je primijetiti da je proračun projekta sličan procjeni tekućih troškova jednog poslovnog elementa tvrtke. Glavna razlika ovdje je u tome što ga tradicionalno pokriva u cijelosti, odnosno od početka do završetka. Zauzvrat, proračun poslovne jedinice formira se godišnje ili tromjesečno. Za najučinkovitiju kontrolu mora se podijeliti u dvije komponente: izravni troškovi i posljedični gubici.

Prva vrsta proračuna ključno je sredstvo upravljanja i kontrole za voditelje projekata, kao i direktore funkcionalnih jedinica koji u njemu sudjeluju. To uključuje troškove (troškove prijevoza, plaće i tako dalje) svih koji su uključeni u programski tim. U ovom slučaju, svaki od subjekata obavlja zasebne zadatke.

Vrijedno je zapamtiti da se prilikom opravdavanja stavki troškova uzimaju u obzir sljedeće točke:

• trošak materijala koji se kupuju;
• iznos potrošen na proizvodnju;
• trošak odstupanja od uobičajene uporabe tehnologije;
• iznos potrošen za puštanje proizvoda u rad;
• troškovi opskrbe;
• ostali troškovi.

Zauzvrat, troškovi izravnog tipa trebaju biti predstavljeni na sljedeći način:

• u raščlanjenom obliku-točno prema strukturi projekta do razine izvršenih zadataka;
• uključuju troškove tjedne prirode za plaće zaposlenika, materijale (ugovorene ili kupljene) i druge za svaku komponentu i projektni zadatak srednje vrijednosti;
• uključuju režijske troškove izravno povezane s plaćanjem materijala i rada;
• sažeti prema različitim zadacima koje obavljaju uključene strukture;
• osigurati rezerve upravljanja (drugim riječima, ostaviti određenu rezervu troškova i vremena za svaki slučaj).

Značenje proračunskog postupka

Proračun projekta vrši značajan pritisak i na njegove menadžere i na odjele. Činjenica je da iznosi takvu alternativu: ako se uklapamo u proračun, onda djelujemo učinkovito, ali ako premašimo-posao je loše izveden.

Ipak, ovaj se zahtjev često ne odnosi na stvarni proračun projekta. Činjenica je da se proračuni formiraju i provode pod određenim pritiskom brojnih čimbenika subjektivne i objektivne prirode.

Na primjer, voditelj projekta koji je angažiran za posao često je prisiljen pristati na proračune razvijene i prihvaćene bez njegovog sudjelovanja, čak i ako mu se čine nerealnim. U suprotnom, zaposleniku se može odbiti ugovor. Ipak, ako se složi s proračunom koji očito ne udovoljava zadanim rokovima izvršenja, kao i s raspoloživim resursima, onda čim postizanje određenih rezultata zahtijeva troškove veće od planiranih sredstava, zaposlenik je prisiljen objasniti ovaj problem, unatoč činjenici da je proračun u početku bio postavljen na izuzetno niskoj razini.

Vrijedno je zapamtiti da proračun projekta može biti racionalan. U ovom je slučaju svrha proračuna prvenstveno utvrditi stvarne troškove projekta za tvrtku. Stoga, ako osoba koja vodi projekt usvoji proračun koji će znatno premašiti 15-20% pogreške prihvatljive za fazu opravdanja troškova (podaci iz gornje tablice), vrlo je vjerojatno da situacija neće biti ograničena na objašnjenja višeg menadžmenta strukture razloga za taj višak. Istodobno, voditelj projekta najvjerojatnije će izgubiti posao.

Kako to izbjeći?

Da bi te izbjegli takvu ituaciju, M. Thomsett, američki znanstvenik, predlaže menadžerima da oblikuju vlastite proračune projekata. Pritom ukazuje na niz razloga za takvo ponašanje:

• Vi ste odgovorni za izvješćivanje u skladu s budućim troškovima projekta i mogućnošću trošenja proračuna. To će postati nemoguće ako radite s unaprijed definiranim proračunom.
• Kao voditelj projekta, bolje ste od ostalih zaposlenika da posjedujete informacije o tome koliko točno određeni projekt košta. Proračun koji ste postavili smatra se monetarno mjerljivim ciljem. Trebao bi vas zadovoljiti prema sljedećim parametrima: omogućiti mjerenje uspjeha projekta i biti način mjerenja kompetencije menadžera (tj.
• Trebali biste predvidjeti neke pretpostavke u stavkama proračuna. To je izuzetno važno ako buduća opravdanja za određene troškove igraju ulogu. Vrijedno je dodati da se pretpostavke uspoređuju s mogućnostima za tekuće razdoblje, dok se moguće komplikacije ne uzimaju u obzir. Tek kada budete imali priliku usporediti točno na ovoj razini, proračunski proces funkcionirat će prema predviđenom planu.

Izrada, praćenje i izvršenje financijskog plana

Potrebno je znati da se projektni proračuni formiraju, prate i izvršavaju odvojeno od finplana jedinica koje sudjeluju u poslu, tvrtki u cjelini.

To ima svoje razloge:

• Projekti nemaju svojstvo ponavljanja. Proračuni odjela i odjela formiraju se godišnje. Često se revidiraju svakih šest mjeseci ili češće. Projekti prestaju postojati odmah nakon njihovog izvršenja. Činjenica je da vrijeme provedbe programa nije vezano za fiskalnu godinu. Revizija proračuna je nepoželjna. Iznimka je u slučajevima kada se u početnoj verziji pronađu grube pogreške ili s oštrom promjenom okoline (u njoj se provodi određeni projekt).
• U rukama menadžera-Izravna kontrola izvršenja proračuna. Vrijedno je napomenuti da finplanovi odjela i odjela, u pravilu, ovise o odnosima koji se razvijaju između nekoliko usluga: odjel za izvršenje daje ograničenje troškova određenoj jedinici na temelju informacija koje pruža drugi odjel; međutim, odluke o osoblju i sustavu donosi top menadžment. Projekt, naprotiv, koristi proračun u skladu s dva područja: korištenje resursa koji su dostupni (postignuća i osoblje), oni su već na raspolaganju i proračun odjela, te ograničena uporaba vanjskih resursa koji su privremeno uključeni. Zapošljavanje dodatnog zaposlenika u svakom slučaju rezultira fiksnim troškovima; dodatna jedinica osoblja za projekt obično koristi snage koje su već u službi.
• Uspjeh izvršenja proračuna izravno je povezan s besprijekornom usklađenošću s akcijskim planom projekta, kao i rasporedom korištenja resursa. Također se sastoji od toga koliko je dobro menadžer planirao provedbu svake faze, kao i da li se zaposlenici koji sudjeluju u projektnom timu pridržavaju utvrđenog rasporeda. Ako se provedba određene faze ili rada u cjelini odgodi zbog potrebe, na primjer, za ljudskim ili vremenskim resursima nego što je prvotno određeno, To se na ovaj ili onaj način odražava na proračun na nepovoljan način, odnosno u obliku povećanja troškova izvođenja projekta.

Ovakva pravila, barem u slučaju idealne situacije, trebaju koristiti menadžeri svih usluga tvrtke koji imaju vlastiti proračun. Vrijedno je znati da je svaki od njih odgovoran za nedostatak prekoračenja proračunske razine i, sukladno tome, prekoračenja novčanih sredstava. Međutim, u praktičnoj djelatnosti samo manji dio tvrtki strogo slijedi ovo pravilo. S druge strane, samo nekoliko tvrtki dopušta direktorima odjela da dodijele razinu proračuna koja je stvarno potrebna za projekt koji se izvodi u odjelu.

Natječaji, pregovori i sporazumi

Nadalje, preporučljivo je razmotriti kulminirajuću fazu projekta: organizaciju natječaja, posebne platforme, kao i sklapanje sporazuma o suradnji i partnerstvu.

Natječaj treba shvatiti kao konkurentno nadmetanje, tijekom kojeg se provodi izbor dobavljača tržišnih proizvoda i usluga. Općinske i Državni kupci svoje aktivnosti provode u okviru 44-FZ "o ugovornom sustavu u području nabave robe, radova, usluga za pružanje državne. i općinske potrebe".

Državne korporacije, organizacije koje provode regulirane vrste aktivnosti, prirodni monopoli djeluju u skladu sa zakonom 223-FZ "o kupnji robe, radova, usluga od strane određenih vrsta pravnih osoba. osoba" (npr. građevinski natječaji).

Posebna mjesta

Komercijalne strukture djeluju u okviru građanskog zakonodavstva koje je trenutno na teritoriju Ruske Federacije. Informacije o svojim planovima objavljuju na natječajnim mjestima. I fizička i pravna osoba imaju pravo sudjelovati u nabavi, koja u potpunosti udovoljava zahtjevima kupca i ruskog zakonodavstva.

Postoje različiti natječaji: otvoreni (to jest za sve sudionike), na primjer, otvoreni natječaj, zahtjev za citate, elektronička dražba, zahtjev za prijedloge; zatvoreno (to jest za ograničeni broj osoba), na primjer, ograničene dražbe i natječaji. Kupnja se može obaviti i u elektroničkom obliku i u papiru.

Potrebno imati na umu, što takav događaj zahtijeva ozbiljnu pripremu, posebno pravnu, financijsku i tehničku. To je potrebno kako bi se osigurala ponuda i izvršenje ugovora. Stoga bi menadžeri u početku trebali prilagoditi svoje osoblje za timski rad, jer konačni rezultat ovisi o koordinaciji operacija koje provode zaposlenici.

Glavne faze provedbe natječaja

Shematski, sudjelovanje u ovoj vrsti događaja može se predstaviti na sljedeći način: analiza tržišta, izbor i daljnje dobivanje elektroničkog potpisa , odabir, Registracija , pretraživanje, mjesto natječaja , priprema, financijska podrška, postavljanje posebnog računa (ovo potrebno za sudionici nabave u skladu s 44-FZ) priprema i naknadna prijava za sudjelovanje u nabavi (i) izravno pojavljivanje na natječaju. Posljednji korak je, naravno, postizanje rezultata.

Razmotrite glavnu fazu predstavljenog popisa: sudjelovanje, na primjer, u građevinskom natječaju. Bit će to elektronička aukcija za 44-FZ. U unaprijed određenom roku kupac počinje razmatrati prijave sudionika. Kada se vaša prijava smatra prihvatljivom prije sudjelovanja na dražbi, trebali biste izračunati minimalnu razinu cijene za koju ste spremni isporučiti građevinski proizvod ili pružiti odgovarajuće usluge, organizirati rad u okviru ovog natječaja.

Elektronička dražba održava se u stvarnom vremenu. Dakle, u roku od deset minuta nakon podnošenja posljednje ponude po cijeni, sudionik ima pravo dati vlastitu ponudu putem interneta za "korak dražbe": od 0,5 do 5 % NMCC-a. Drugim riječima, korak koji se može provesti u paušalnom iznosu ne smije prelaziti 5 % početne maksimalne cijene ugovora o partnerstvu (suradnji) navedene u obavijesti.

U skladu s rezultatima dražbe sastavlja se protokol. Nakon što se dražba smatra završenom, započinje faza razmatranja dodatnih dijelova ponuda.

Zaključak

Dakle, razmotrili smo kategoriju proračuna: svrhu i vrste proračuna, faze projekta. Osim toga, glavna faza je detaljnije analizirana. Vrijedi napomenuti da čak i početnik može pobijediti na natječaju. Kako to provesti u praksi?

Elektroničko nadmetanje pretpostavlja kupce, odnosno novac. Međutim, natječaj isključuje odnos neformalnog plana. Dogovor neće uspjeti. U slučaju neispunjavanja uvjeta utvrđenih u ugovoru, možete izgubiti sporazum, izgubiti novac, a također propustiti priliku sudjelovati u drugim ponudama zbog diskvalifikacije. Početnici često krše ova pravila zbog banalne nepažnje.

Za početak, trebali biste dobiti ruku na natječajima koji ne sadrže stroga pravila. Na primjer, na aukciji komercijalnog plana. Tek nakon toga preporučljivo je prijeći na ozbiljne natječaje koji su regulirani zakonima o nabavi u skladu s 44-FZ i 223-FZ. Glavni uvjet pobjede nije ništa drugo nego pažnja. Prije svega, morate razmišljati o kvaliteti rada, a ne o iznosu sporazuma.

Zamislite da ste ipak pobijedili. Imate ugovor u rukama. Hoće li tvrtka moći pronaći dodatne kapacitete i snage kako bi ga izvršila bez problema? I ako ne, koliko će točno novca biti potrebno za zapošljavanje radnika ili iznajmljivanje opreme? Hoće li ugovor ostati profitabilan?

Vrijedno je zapamtiti da su među pogreškama ponuditelja ključni, kao što su kršenje utvrđenih rokova, nepažljivo proučavanje dokumentacije, pokušaji sudjelovanja u jednom trenutku na mnogim natječajima, kvarovi tehničkog plana, nadmetanje s gubitkom. Sve to može dovesti do štetnih posljedica. Zato je potrebno unaprijed spriječiti sve navedene nedostatke.