Registracija rezultata inventara: popis dokumenata, postupak sastavljanja

Popis je predstavljen postupkom usporedbe raspoložive imovine s onim podacima koji su dostupni u računovodstvenoj dokumentaciji tvrtke. Postupak provodi posebna komisija, imenovana izdavanjem naloga od strane voditelja poduzeća. Često se kao rezultat postupka otkrivaju nedostaci ili viškovi. Stoga bi se registracija rezultata inventara trebala provoditi uz pomoć kompetentnih i službenih dokumenata. Sastavljaju ih i potpisuju članovi povjerenstva.

Pojam inventara

Predstavljen je standardnom i često korištenom metodom računovodstvene provjere stanja i kretanja različite imovine i novca u poduzeću. Uz njegovu pomoć otkrivaju se odstupanja između unosa u računovodstvenoj dokumentaciji i stvarnih stanja različitih predmeta ili sredstava u tvrtki.

Provodi se popis u odnosu na različitu imovinu poduzeća. Tijekom njegove provedbe uzimaju se u obzir posebne smjernice odobrene Po Nalogu Ministarstva Financija № 49. Također daje postupak za sastavljanje rezultata inventara.

Ciljevi provođenja

Popis se može provoditi nekoliko puta godišnje na temelju naloga koji je izdao direktor tvrtke. Postupak se nužno provodi ako se tvrtka otkupi, zakupi ili proda. Osim toga, provodi se prije formiranja godišnjih izvještaja, promjene financijski odgovorne osobe ili kada se utvrdi krađa u tvrtki. Dugotrajna imovina mora se proučavati svake tri godine. Nakon raznih prirodnih katastrofa ili hitnih slučajeva, tvrtke nužno identificiraju primljene gubitke, za koje se provodi popis.

Ovim postupkom možete postići nekoliko ciljeva:

• provjera pismenosti vođenja evidencije od strane računovođe tvrtke;
• otkrivanje različitih neprijavljenih operacija;
• prepoznavanje pogrešaka koje čine zaposlenici računovodstvene službe;
• kontrola sigurnosti vrijednosti i pravovremenosti izračuna;
• provjera stanja i uvjeti skladištenja nekretnine;
• identifikacija robe koja nije prolazna ili ustajala;
• provjera integriteta rada financijski odgovornih osoba;
• proučavanje kretanja zaliha u poduzeću;
• otkrivanje transakcija koje se iz različitih razloga nisu odrazile u računovodstvu.

Da bi se postigli gore navedeni ciljevi, važno je pravilno proučiti postupak provođenja i sastavljanja rezultata inventara. Ako dokumentacija sastavljena nakon ovog postupka sadrži bilo kakve nepravilnosti ili pogreške, rezultati se ne smatraju valjanima.

Vrste procesa

Inventar se može predstaviti u nekoliko oblika. Može biti potpuna ili privatna, kao i selektivna ili kontinuirana.

Uz to se razlikuje neplanirani, planirani, kontrolni ili ponovljeni postupak.

Kako se provodi?

Provođenje inventara i izrada njegovih rezultata složeni su procesi koje provodi samo Komisija za inventar. Uključuje stručnjake tvrtke koji nisu zainteresirani za rezultate procesa, a također imaju potrebno znanje i iskustvo.

Postupak inventara podijeljen je u sljedeće korake:

• u početku se izdaje naredba uprave na temelju koje započinje ovaj postupak;
• imenuje se Komisija za inventar;
• odabrani stručnjaci proučavaju dokumente o primanjima i rashodima, kao i različita izvješća o kretanju novca ili materijalnih dobara;
• predsjednik Povjerenstva pregledava svu dokumentaciju koja je priložena registrima;
• potvrde sastavljaju financijski odgovorne osobe;
• stvarna materijalna imovina uspoređuje se s zapisima u dokumentaciji;
• na kraju postupka mogu se provesti kontrolne provjere;
• tek nakon toga sastavljaju se rezultati.

Komisija mora pravilno sastaviti dokumente o dobivenim rezultatima, koji se dalje prenose na proučavanje voditelju poduzeća. Kompetentna registracija rezultata inventara ključ je legitimnih i profitabilnih aktivnosti tvrtke. Zato ljudi koji su zainteresirani za dobivene rezultate ne smiju provoditi postupak.

Postupak dokumentiranja rezultata inventara

Na kraju postupka moraju se pripremiti brojni dokumenti. Pregledavaju ih i popunjavaju članovi komisije za inventar, nakon čega se predaju upravi tvrtke na proučavanje. Na temelju tih vrijednosnih papira donose se odluke o privođenju odgovornosti financijski odgovornih osoba ili računovođa, pa bi članovi povjerenstva trebali ozbiljno shvatiti sastavljanje rezultata inventara. Dokumenti koji se sastavljaju u ovom slučaju predstavljeni su sljedećim radovima:

• nalog na temelju kojeg započinje postupak provjere, a izdaje ga voditelj poduzeća;
• dnevnik kontrole koji navodi kako članovi komisije za inventar izvršavaju naloge ravnatelja;
• popis različite imovine koju predstavljaju dugotrajna imovina, nematerijalna imovina, roba ili gotovinom;
• čin ispitivanja isporučenih vrijednosti;
• popis imovine preuzete na čuvanje ili u tranzitu;
• čin inventara plemenitih metala ili dragocjenih predmeta;
• popis vrijednosnih papira i BSO;
• čin provjere nagodbi izvršenih s kupcima, vjerovnicima, dužnicima ili dobavljačima;
• usporedne izjave sastavljene u odnosu na dugotrajnu imovinu ili drugu imovinu;
• čin kontrolne provjere kojim se može osigurati ispravna provedba postupka;
• naredba uprave u vezi s dobivenim rezultatima.

Svaki dokument ima svoje osobine. Ispravna dokumentacija rezultata inventara omogućuje vam da ih koristite za pozivanje počinitelja na odgovornost ili utvrđivanje činjenica krađe.

Pravila izdavanja naloga

Popis se provodi isključivo na temelju službenog naloga koji je izdao voditelj poduzeća. Ovaj je dokument uključen u kontrolnu knjigu, na temelju koje se procjenjuje učinkovitost i učinkovitost izvršavanja naredbi ravnatelja.

Primjer takvog naloga može se istražiti u nastavku. Dokument se može formirati čak i za neplaniranu reviziju.

Nijanse sastavljanja inventara

Izrada rezultata inventara sastoji se u formiranju različitih akata i inventara. Pravila za njihovo sastavljanje uključuju:

• u njih se unose stvarni podaci koji se pojavljuju tijekom postupka provjere od strane članova komisije;
• možete ih ispuniti pomoću računala ili ručno;
• ne dopuštene su pogreške, mrlje ili ispravci;
• naziv različitih vrijednosti koje se testiraju sigurno se propisuje na temelju podataka iz nomenklature;
• mjerne jedinice moraju biti iste kao u računovodstvenoj dokumentaciji;
• na svim stranicama inventara naveden je broj materijalnih dobara koji su zapravo identificirani, kao i njihov broj na temelju računovodstveni dokumenti;
• ako se napravi pogreška, ona se mora ispraviti precrtavanjem, nakon čega su gore navedeni točni podaci, a takva se ispravka ovjerava potpisom predsjednika Komisije i financijski odgovorne osobe tvrtke;
• u popisima ne može biti praznih redaka, pa se sav preostali prostor jednostavno precrta;
• na kraju dokumenata nalazi se oznaka da su provjerene cijene i taksiji, kao i da su sve izračune izvršili članovi komisije.

Ako se popis provodi zbog promjene financijski odgovorne osobe, tada se na dokumentu stavlja potpis bivšeg zaposlenika i novog zaposlenika.

Nalog voditelja na temelju rezultata inspekcije

Registracija i računovodstvo rezultata inventara značajna je faza ovog postupka. Nužno uključuje izdavanje naloga od strane Uprave tvrtke. Ovaj se nalog formira tek nakon toga, kao direktor tvrtke proučit će djela inventara, usporedne izjave, inventare i druge slične dokumente.

Na temelju dobivenih podataka uprava donosi odluku o rezultatima inspekcije. Takva se odluka odobrava službenim nalogom. U ovaj dokument uključeni su sljedeći podaci:

• naziv tvrtke;
• odabrani organizacijski oblik;
• Datum izdavanja dokumenta;
• navedeni su dokumenti na koje se voditelj organizacije usredotočio u procesu donošenje odluke;
• odobreni rezultati inspekcije;
• slijedi postupak na temelju kojeg će se otkloniti utvrđena kršenja ili odstupanja;
• imenuju se osobe koje su izvršitelji naloga, kao i odgovorne za izvršenje odluke ravnatelja.

Ovu naredbu potpisuje izravni voditelj tvrtke, a nakon toga ovjerava računovođa koji je dužan upoznati se sa sastavljenim tekstom. Nakon toga, dokumentacija se prosljeđuje računovodstvenom odjelu, čiji su zaposlenici odgovorni za izvršenje odluke ravnatelja.

Zašto je potrebna dokumentacija?

Na temelju rezultata inspekcije moraju se sastaviti službeni primarni dokumenti. Oni potvrđuju da je izvršen kvalitetan popis, kao i da su sve otkrivene informacije pouzdane.

Ispravan dizajn rezultata inventara omogućuje donošenje zaključka o tome koliko podaci iz računovodstva odgovaraju stvarnom broju različitih vrijednosti. Često je uz pomoć revizije moguće identificirati zaostatke, prijevaru ili čak krađu zaposlenika tvrtke.

Zaključak

Inventar je značajan način provjere ispravnosti računovodstva. Njegovi rezultati moraju biti pravilno sastavljeni, za što se sastavljaju mnogi primarni dokumenti. Moraju ih formirati izravno članovi komisije za inventar, nakon čega ih proučava i potpisuje voditelj tvrtke.

Na temelju tih dokumenata moguće je procijeniti koliko se pravilno vodi računovodstvo u organizaciji.