Razdoblje čuvanja naloga za glavnu djelatnost: definicija, klasifikator naloga, regulatorni okvir i arhivsko poslovanje

Gospodarske aktivnosti, i doista funkcioniranje bilo kojeg poduzeća i organizacije, regulirane su ogromnim brojem dokumenata za internu upotrebu. Većina tih papira odlaže se na propisani način, ali rok trajanja naloga za osnovnu djelatnost nije ograničen. Drugim riječima, administrativni dokumenti direktora i menadžera više razine čuvaju se trajno i prenose u arhivu samo kada je pravna osoba likvidirana. U ovom ćemo članku razmotriti načela uredskog rada i računovodstva. Nalozima za glavne aktivnosti (rok trajanja) posvetit ćemo glavnu pozornost.

Opće odredbe

Rok čuvanja naloga za glavnu djelatnost nije ograničen. Uprava organizacije dužna je, na zahtjev regulatornih ili pravosudnih tijela, dostaviti ove dokumente. Važnost radova u ovoj kategoriji teško je precijeniti. Povijest poznaje slučajeve kada je nedostatak naloga za osoblje i osnovne aktivnosti u određenom razdoblju doveo do stečaj poduzeća. Stoga se posebna pažnja posvećuje sigurnosti ove vrste dokumentacije.

Bez obzira kojem području djelatnosti pripada pravna osoba (industrijska proizvodnja, pružanje usluga, obrazovna organizacija), nalozi za osnovnu djelatnost obično se čuvaju u pravnom odjelu. Riječ je o izvornicima. Njihove kopije mogu se i trebaju prenijeti na izvršenje odgovarajućim jedinicama. Ovdje ostaju u sljedećem vremenu.

Gdje se čuva dokumentacija?

Naredbe koje reguliraju pitanja osoblja i glavne aktivnosti trebaju biti jasno odvojene. To su daleko od ekvivalentnih pojmova. Ako se prvi trebaju čuvati u odjelu za ljudske resurse organizacije, drugi, kao što je već napomenuto, u pravnom odjelu. To će izbjeći zabunu i brže pronaći potrebne dokumente.

Značajke stvaranja pohrane

Organizacija arhive vrlo je, vrlo teška stvar. Samo osoba koja ima potrebno obrazovanje (arhivist, stručnjak za arhivski rad, službenik) i radno iskustvo mogu kvalitativno izvršiti ovaj zadatak. Stoga osoblje velikih organizacija i poduzeća mora imati voditelja arhiva. Za male tvrtke je poželjnije zaposliti osobu prema ugovoru kako bi organizirala spremište dokumenata u poduzeću. Kao što pokazuje praksa, pokušaji samostalnog rješavanja ovog problema pretvaraju se u velike probleme s regulatornim tijelima.

Općenito, nalozi koji reguliraju glavne aktivnosti organizacije čuvaju se odvojeno od svih ostalih, u pravnom odjelu. Međutim, to je samo u teoriji svi papiri ove vrste trebaju biti pohranjeni zauvijek. U praksi se provode periodična čišćenja i uništavaju se svi dokumenti koji su izgubili na važnosti.

Naravno, za to se mora slijediti određeni postupak. Stvara se posebno povjerenstvo koje donosi konačnu odluku o zbrinjavanju dokumentacije. Uništavanje naloga za glavnu djelatnost postaje moguće samo ako je ispunjen jedan od uvjeta:

• dokument je suspendiran ili potpuno otkazan drugom naredbom;
• istekao je rok naveden u dokumentu.

Povjerenstvo za zbrinjavanje obvezno uključuje predstavnike svih odjela čije aktivnosti izravno ili neizravno utječu na dotične dokumente.

Značajke pohrane kopija dokumenata

U skladu s važećim zakonodavstvom u području uredskog rada, ne smiju se čuvati samo originalni papiri. Isto se odnosi i na njihove ovjerene druge kopije. Međutim, rok trajanja kopija naloga za osnovnu djelatnost je različit. I to je sasvim logično. S vremenom se broj pristupa dokumentaciji eksponencijalno smanjuje, a pohranjivanje ogromne količine papira nema smisla, a ovo je prilično skup članak. U slučaju nepredviđenih okolnosti, iz arhive pravnog odjela traže se izvorni dokumenti. Osim toga, u nekim slučajevima kopije dokumenata (iako ovjerene pečatom organizacije) nemaju pravnu snagu, što znači da njihovo arhiviranje gubi svako značenje.

Općenito, rok trajanja takvih slučajeva je tri godine. Iako ta brojka može varirati. Ponekad se preporučuje čuvanje kopija do uništenja izvornih dokumenata.

Neke značajke arhiviranja papira

Dokumenti koji reguliraju glavne aktivnosti organizacije čuvaju se tijekom cijelog postojanja poduzeća. Međutim, kao i svako pravilo, postoje iznimke. Činjenica je da su samo one organizacije koje sudjeluju u formiranju fondova javnih arhivskih institucija dužne čuvati dokumentaciju dugi niz desetljeća. Prilično velik dio institucija i poduzeća ne sudjeluje u tim aktivnostima. U takvim organizacijama dokumenti s oznakom "stalno čuvati" trebaju se skladištiti samo deset godina, nakon čega se mogu zbrinuti. Treba imati na umu da razdoblje izračuna arhivske pohrane započinje prvim kalendarskim danom u godini koji slijedi nakon godine izdavanja dokumenta.

Značajke izračuna razdoblja skladištenja

Zakoni i podzakonski akti koji reguliraju ovo pitanje vrlo su nejasni i neprozirni, pa se mogu tumačiti na različite načine. Nije jasno zašto takvi propusti nisu ispravljeni u fazi izrade zakona. U skladu s njegovim odredbama, razdoblja čuvanja utvrđuju se" od dana izrade " dokumentacije. Ali u domaćoj arhivskoj praksi to se nikada nije prakticiralo. Strane arhivske institucije također se broje ne od trenutka potpisivanja naloga od strane voditelja i registracije u časopisu, već od sljedeće kalendarske godine.

Značajke promjene osobe odgovorne za pohranu dokumenata

Život ne miruje i prije ili kasnije postoji potreba za imenovanjem nove osobe odgovorne za arhivu poduzeća. Jedan od iskusnih i provjerenih radnika odlazi u mirovinu, netko odlazi iz obiteljskih razloga.

Postupak promjene odgovorne osobe strogo je reguliran. Naredbom ravnatelja stvara se posebno povjerenstvo. Sastavlja se akt o primanju i prijenosu sve dokumentacije koja se nalazi u arhivi. Minimalni sastav spomenutog povjerenstva su tri osobe. Osim sastavljanja popisa dokumenata čiji rok trajanja nije istekao, dužnosti članova povjerenstva uključuju provjeru sigurnosti i stanja papira. Spomenuti akt potpisuje zaposlenik koji prenosi i prima slučajeve na čuvanje.

Glavne aktivnosti organizacije

Među ogromnim brojem papira stalno treba čuvati samo dokumente i naloge za glavne aktivnosti. To je ono što upute, postavlja se pitanje? Ova kategorija, prije svega, treba pripisati naloge za transformaciju unutarnje strukture poduzeća kao rezultat spajanja (podjele) njegovih pojedinačnih strukturnih komponenti. Promjena načina rada odnosi se i na važne odluke. Takve papire također treba čuvati u pravnom odjelu.

Ova kategorija uključuje i narudžbe:

• usmjeren na poboljšanje sustava Usavršavanje radnika uredskog osoblja organizacije;
• o provedbi certificiranja radnih mjesta i zaposlenika;
• o otpuštanju osoblja zbog smanjenja broja osoblja;
• o prijemu opreme (dugotrajne imovine)u bilancu poduzeća;
• o stvaranju povjerenstva za popis imovine i (ili) imovine organizacije.

A ovo je daleko od cjelovitog sastava naloga za glavnu djelatnost.

Zahtjevi za organizaciju arhive

Klasifikacija naloga temelji se na regulatornom razdoblju skladištenja papira. Da bi odredili ovaj pokazatelj, službenici koriste poseban popis dokumentacije organizacija. Treba reći da se u nekim slučajevima za pojedine organizacije uspostavljaju vlastiti, odjelni standardi za pohranu papira, uzimajući u obzir osobitosti rada i specifičnosti industrije. Razmotrimo detaljnije.

Rok čuvanja naloga za glavnu djelatnost nije ograničen. Drugim riječima, dokumentacija ove vrste arhivirana je tijekom postojanja organizacije – od trenutka njezine registracije kod državnih tijela do trenutka likvidacije. Ostali papiri ne smiju se uništavati 75 godina (dokumenti o kadrovskim pitanjima) ili pet godina (sve ostale naredbe).

Dokumenti namijenjeni dugotrajnoj pohrani trebaju biti podneseni u zasebne slučajeve. To će izbjeći nepotrebne gnjavaže nakon toga.

Formirani skup papira u skladu s utvrđenim pravilima dodjeljuje svoju posebnu šifru, koja se u većini slučajeva sastoji od kombinacije slova i brojeva.

Pohrana dokumenata na elektroničkim medijima

U moderno doba informacijska tehnologija postaju sve popularniji. I sve više progresivni rukovoditelji radije vode tijek rada tvrtke u elektroničkom formatu. Stvarnost je takva da čak i nalog upisan u uređivač teksta, koji ima elektronički potpis ovlaštene osobe, ima pravnu snagu. Mora se reći da većina direktora i menadžera na višoj razini, posebno u državnim tvrtkama, radije posluju na tradicionalan način, koristeći papirnate medije i tintu. Međutim, dolaskom nove generacije situacija će se radikalno promijeniti.

U skladu s utvrđenim propisima, elektroničke kopije dokumenata moraju se čuvati u istom razdoblju kao i slični tradicionalni dokumenti na papiru.

Gdje potražiti norme za pohranu naloga za glavne aktivnosti?

Zakon Ruske Federacije "o arhiviranju" glavni je izvor pravila za organiziranje skladištenja dokumenata, kako u poduzeću, tako i u državnim arhivima. Trenutno je na snazi njegova revizija od 23. svibnja 2016. Sam zakon stupio je na snagu 22. listopada 2004. Treba napomenuti da su ne samo specijalizirane arhivske institucije i državna poduzeća, već i privatni poslovni subjekti dužni poštivati norme spomenutog zakona.

Sastav naloga za glavne djelatnosti i druge važne i korisne informacije sadržane su u specijaliziranom "popisu standardnih dokumenata". Ovaj industrijski regulatorni i pravni akt daje detaljne karakteristike i zahtjeve za registraciju papira koji nastaju u procesu gospodarske (ili bilo koje druge) aktivnosti poduzeća. Programer dokumenta je Ministarstvo kulture Rusije. Datum odobrenja spomenutog popisa je 25. kolovoza 2010. Trenutno je na snazi revizija od 16. veljače 2016.

U nekim organizacijama s posebnim statusom arhivsko poslovanje regulirano je određenim sektorskim regulatornim aktima.

Rok trajanja knjige naloga za glavnu djelatnost

U skladu s utvrđenim zahtjevima, bilo kojem nalogu dodjeljuje se jedinstveni broj, a oznaka o njegovom izlazu unosi se u poseban dnevnik. Preporučuje se upotreba abecede prilikom numeriranja ovih dokumenata radi praktičnosti. Na primjer, latinična slova na početku broja naloga odmah jasno pokazuju da dokument regulira glavne aktivnosti organizacije. Tek nakon unošenja odgovarajućeg unosa u časopis, dokument postaje pravno značajan. Suprotno tome, ako nema unosa u dnevnik, narudžba će biti samo komad papira. U tom će slučaju njegova važnost biti dovedena u pitanje u slučaju razmatranja sudskih ili drugih slučajeva.

Dnevnik naloga izuzetno je važan element, ne manje značajan od samih naloga. U skladu s klasifikacijom popisa dokumenata i zakonskim zahtjevima, odnosi se na one koji moraju biti sigurni tijekom postojanja organizacije (tj. Dakle, razdoblje čuvanja naloga ravnatelja glavne djelatnosti i zapisnika naloga je "trajno".

Značajke dizajna časopisa

Članak je više puta naglasio važnost dokumenta kao što je knjiga evidentiranja naloga za glavnu djelatnost. Ponekad se naziva i časopisom. Prihvatljivo je koristiti oba ova imena. Unatoč tako primarnoj važnosti ovog dokumenta, ne postoji njegov jedinstveni oblik. Svaka organizacija ima pravo dizajnirati svoje stranice po vlastitom nahođenju. Glavna stvar je da knjiga sadrži sljedeće stupce - broj naloga i datum registracije( stupanja na snagu), opis teze sadržaja dokumenta.