Organizacijski sustav: definicija, osnovne funkcije, metode upravljanja, zadaci i razvojni procesi

Kada se spominje organizacijski sustav, to znači određenu strukturu koja se sastoji od zasebnih odjela. Međusobno su povezani na temelju određenih razmatranja. Naime, ovisno o ciljevima postavljenim pred odjelima i tvrtkom i prema izvršenim funkcijama. To osigurava prisutnost rukovodećih radnika (centara) koji mogu donositi odluke i odgovorni su za aktivnosti jedinica.

Opće informacije

Pitanja koja razmatraju dizajn i formiranje organizacijskih sustava upravljanja relevantna su ne samo za novostvorena poduzeća, već i za one komercijalne strukture koje već djeluju, ali moraju funkcionirati u drugim uvjetima. Da biste to učinili, potrebno je promijeniti sastav i strukturu obavljenih dužnosti i zadataka koje treba riješiti. Prvi korak u ovom slučaju je analiza formalne konstrukcije. Pažnja se posvećuje sastavu strukturnih jedinica, broju zaposlenih koji su u njima uključeni, koliko odgovaraju složenosti i strukturi obavljenog posla i sličnim aspektima.

Tijekom analize potrebno je dosljedno proučavati sve važne elemente poduzeća. To uključuje informacijsku podršku i interakciju, resursno-tehnološku opskrbu, usklađenost radne snage s postojećim zahtjevima, zamjenjivost. Kada se proučava organizacijski sustav upravljanja, potrebno je osigurati odgovor na dva pitanja:

1. U kojoj mjeri ono što je već sada može pridonijeti ili ometati provedbu odabrane strategije djelovanja?
2. Koje razine treba dodijeliti rješavanju određenih problema?

Pronalaženje odgovora

Postoji prilično velik broj pristupa koji vam omogućuju razumijevanje ciljeva. Budući da je razmatranje svih njih prilično problematično, samo će dvije dobiti pažnju:

1. Konkretne izjave osobnih zadataka i ciljeva pred izvođačima.
2. Kratka organizacijska analiza.

Oba pristupa imaju za cilj otkriti koji je osobni doprinos zaposlenika u izvršavanju glavnog zadatka poduzeća. Važne su i metode upravljanja organizacijskim sustavima. Ukratko, tada morate djelovati uz pomoć takvih tehnika:

1. Metoda introspekcije. Posebna se pozornost posvećuje administrativnom i upravljačkom osoblju. Slijedi cilj povećanja učinkovitost rada radnici znanja. Glavni naglasak je na doprinos rješenju ciljeve, provedbu strategije tvrtke i postizanje utvrđenih ciljeva. Zapravo je u ovom slučaju predviđeno kretanje od velikih do detalja. Provodi se sljedeći slijed: zadaci poduzeća - njegova strategija-ciljevi-funkcionalna organizacija. Tek tada pozicije-zaposlenici - njihove odgovornosti i motivacija.
2. Metoda analize odozdo prema gore. Već se udaljava od pojedinog radnika i njegovih formuliranih zadataka i ciljeva. Ova metoda omogućuje povezivanje rada pojedinih zaposlenika s aktivnostima poduzeća i provedenom strategijom prosperiteta. Iako vrlo često postoje pritužbe da su teorijske odredbe dobro promišljene, ali provedba u praksi ostavlja mnogo željenog.

Više o introspekciji

Ova metoda omogućuje vam pripremu učinkovitih preporuka koje su usmjerene na poboljšanje cjelokupne organizacijske strukture i produktivnosti tvrtke smanjenjem dupliciranog rada, smanjenjem troškova upravljanja, regulacijom opterećenja menadžera, odvajanjem funkcija izvođača. Koji je krajnji rezultat obavljenog posla? Organizacijski sustav upravljanja, izgrađen pomoću introspekcije, predviđa orijentaciju prema takvim načelima i prikazima:

1. Uprava prima plaću za obavljanje stvarnog upravljanja. Stoga se većinu vremena bavi usmjeravanjem, mjerenjem, pripremom i poučavanjem. U tome pomažu planiranje, pomoć u organizacijskom radu, izrada financijskih planova, analiza trenutne situacije i slično.
2. Vođa bi u svojoj podređenosti trebao imati dovoljno ljudi da zauzmu svu njegovu pažnju. Ali istodobno bi trebalo biti dovoljno vremena za sve.
3. Treba nastojati osigurati da broj veza u organizaciji bude minimalan.
4. Izvođači bi se trebali baviti ograničenim brojem dobro osmišljenih zadataka, čija će provedba izravno približiti postizanje ciljeva koje je postavila organizacija.
5. Jasno razumijevanje onoga što uprava želi može se iskriviti neučinkovitim prijenosom informacija. Dosta čest uzrok - vrlo velik broj veza. Kao rezultat toga, smanjuje se sposobnost samostalnih promjena rješenja problema, pronalaženje drugih načina.

Provođenje introspekcije moguće je u bilo kojoj organizaciji. Ova metoda ima šest faza: priprema, prikupljanje podataka, obrada informacija, analiza, izvješće, daljnja kontrola. Kao rezultat toga, izrađuju se pisane preporuke koje razmatraju pitanja poboljšanja organizacijske strukture.

Metoda analize odozdo prema gore

Zahvaljujući postavljanju osobnih ciljeva i ciljeva, fiksira se upravo ono što je doprinos zaposlenika u procesu postizanja postavljenih vrijednosti i parametara. Pažnja se posvećuje:

1. Razmatranje potrebnih uvjeta za integraciju radnog procesa svakog zaposlenika sa zadacima, ciljevima i strategijama koje osiguravaju adekvatnost organizacijske strukture.
2. Stvaranje preduvjeta kako bi svi bili zainteresirani za postizanje najboljeg mogućeg rezultata.
3. Metoda analize odozdo prema gore također omogućuje procjenu individualnog rada.

Treba napomenuti da se dotični pristup može koristiti ne samo za analizu, već i za rješavanje nekih ključnih problema koji su povezani s upravljanjem organizacijom. To uključuje:

1. Definiranje procesa postizanja cilja zahvaljujući dijalogu u vezi s njegovim postavljanjem i načinom izvršenja.
2. Fokusiranje zaposlenika na očekivanja uspješnosti.
3. Formiranje programa izvršenja rada zbog specificiranja rokova za rješavanje određenih zadataka.
4. Olakšavanje upravljanja sustavom plaća, sposobnost stvaranja razumne osnove za izdavanje naknade za izvrsno obavljanje svojih dužnosti i postignuća u radu.
5. Procjena treba li zaposlenika unaprijediti i ima li dobre sklonosti.

Stoga se ova metoda vrlo dobro nadopunjuje organizacijskim i pravnim sustavom upravljanja koji standardizira pristupe maksimalnom broju situacija.

O značajkama

Glavni i najvažniji su: organizacija, planiranje, racioniranje, koordinacija, motivacija, kontrola i regulacija. Nalazi manifestaciju u strukturi, pravilima, kulturi, procesima. Upravljanje organizacijskim sustavom uključuje korištenje kombinacije metoda i tehnika, njihove racionalne kombinacije, uspostavljenog odnosa kako bi se vodili elementi u vrijeme i prostor. Potrebno je nastojati osigurati da se stvore najpovoljniji uvjeti. U ovom slučaju, funkcije upravljanja organizacijskim sustavima moraju biti jasno navedene, propisane, odgovornost različitih osoba mora biti razgraničena.

I nije lako riječi. Treba imati na umu da su funkcije posebne vrste specijaliziranih upravljačkih aktivnosti koje su se istaknule u procesu podjele rada. Svaki od njih provodi se u nizu upravljačkih zadataka. Također treba imati na umu da su funkcije ponavljajući vrsta aktivnosti. Može ih izvoditi jedna osoba, jedinica ili njihova skupina. Broj funkcija i sastava ovisi o brojnim čimbenicima: mjerilu, razini i strukturi razvoja proizvodnje, veličini organizacije, vezama tvrtke s drugim sličnim objektima, neovisnosti, razini tehničke opreme.

Specifičnosti obavljenih dužnosti

Funkcije upravljanja moraju osigurati usmjeravanje i održavanje aktivnosti organizacije. Svaki od njih mora imati određenu svrhu, ponovljivost, homogenost sadržaja. Također, funkcije moraju biti objektivne prirode. To je određeno potrebom samog procesa upravljanja u uvjetima kada je osiguran zajednički rad ljudi. Osim toga, funkcije su osnova za određivanje broja i strukture upravljačkog aparata. Trebao bi objediniti sve relativno odvojene, iako općenito neraskidivo povezane strukture. Na njih na mnogo načina utječu ciljevi organizacijskog sustava upravljanja.

Popis značajki

Da bismo još bolje razumjeli ovu temu, pogledajmo s čime se moramo suočiti u praksi:

1. Organizacijska funkcija. Bavi se praktičnom provedbom planova i programa. Provodi se stvaranjem organizacije, formiranjem njezine strukture, raspodjelom rada između odjela i zaposlenika, kao i koordinacijom njihovih aktivnosti.
2. Motivacijska funkcija. Specijalizirala se za utvrđivanje potreba ljudi, kao i odabir najučinkovitijeg i najprikladnijeg načina da ih se zadovolji u ovom slučaju. Sve se to radi kako bi se osigurao maksimalan interes radnika u procesu postizanja ciljeva s kojima se organizacija suočava.
3. Kontrola. On potrebno za kako bi se pravovremeno otkrile pogreške, nadolazeće opasnosti, odstupanja od potrebnih standarda i stvara temelj za kontinuirano poboljšanje.

Dodatne značajke

U organizaciji bi trebali biti adekvatni:

1. Funkcije racioniranja. Treba ih smatrati procesom razvoja znanstveno utemeljenih izračunatih vrijednosti. Uz njihovu pomoć provodi se procjena kvantitativnih i kvalitativnih parametara.
2. Funkcija zakazivanja. Potrebno je strogo regulirati ponašanje objekata u procesu provedbe ciljeva i ciljeva postavljenih zaposlenicima.
3. Funkcija koordinacije. Osigurava organizaciju koordiniranog i koordiniranog rada pri izvršavanju planiranih zadataka.
4. Funkcija regulacije. Izravno se preklapa s kontrolom i koordinacijom. Ako se pod utjecajem vanjskog/unutarnjeg okruženja pojave odstupanja od potrebnih parametara, tada je potrebno prilagoditi situaciju tako da bude u predviđenom okviru.

O zadacima

Organizacijski sustav stvoren je kako bi se postigao određeni cilj. Na primjer, ostvarivanje najvećeg mogućeg prihoda. Ili 100 milijuna rubalja. Bilo kako bilo, ali na putu do cilja morate riješiti niz zadataka koji će vam omogućiti da ga postignete. Treba napomenuti da se razlikuju po svom opsegu, implikacijama, važnosti, utjecaju na budućnost i složenosti utjelovljenja.

Zadaci upravljanja organizacijskim sustavima na najvišoj razini najvažniji su i najznačajniji u smislu postizanja rezultata. Uostalom, ako osnovni radnik učini nešto pogrešno, onda je to još uvijek relativno moguće preživjeti. Pogotovo ako brzo identificirate i zaustavite. Dok pogreške najvišeg menadžmenta imaju mnogo više razorne posljedice. Osim toga, prilično ih je teško zaustaviti, za to je potrebno pridobiti podršku dioničara/osnivača.

Ali relevantan je i postupak identifikacije. Doista, u našim je uvjetima tako uređeno da se viši menadžment ne provjerava stalno. A da biste saznali da tijek događaja ne ide kako treba, možete ili kontrolirati, držeći prst na pulsu događaja ili primijetiti anomaliju u izvještavanju koju menadžeri pružaju vlasnicima. Da bi se dodijeljeni zadaci učinkovito izvodili, potrebno je osigurati da postoji odgovarajuća organizacijska struktura sustava uprava za koju ne bi postojala neodgovorna osoba.

O razvoju

Organizacijski sustavi ne stoje mirno poput kamenja. Uvijek se provodi neki pokret (ne nužno na bolje). Ali ako pogledate s visine tisućljeća, upravljanje organizacijskim i ekonomskim sustavima i dalje se poboljšava i razvija. Ponekad na to utječe razvoj novih tehnika i pristupa. Može utjecati i znanstveni i tehnološki napredak. Na primjer, što je upravljanje bez upotrebe informacijske tehnologije? Čak i ako osoba sama radi u statusu individualnog poduzetnika, računalo/Pametni telefon pomaže u vođenju evidencije, slanju podataka poreznoj službi, statističkim tijelima i brojnim drugim strukturama.

No, može li se reći da je sada bilo moguće postići krunu u razvoju? Jao, ne. Čak i unatoč tehnologije i tehnike, koji već postoje, prerano je za radost. Uostalom, koliko različitih nevjerojatnih otkrića još uvijek čeka čovječanstvo u budućnosti. Uzmimo, na primjer, umjetnu inteligenciju. Kada se razvije uzorak ovog rješenja s dobrim pokazateljima uspješnosti, ono što takav zaposlenik može učiniti, koji ne treba spavati, odmarati se i primati plaće, jednostavno će zadiviti i natjerati ga da se prilagodi novim uvjetima.