Dizajn organizacijskih struktura: metode, principi, faze i elementi

Dizajn organizacijskih struktura korak je po korak metodologija koja identificira disfunkcionalne aspekte tijeka rada, postupaka i sustava, preuređuje ih u skladu s trenutnom poslovnom stvarnošću i ciljevima, a zatim razvija planove za provedbu novih promjena. Proces ima za cilj poboljšati i tehničku i kadrovsku stranu poslovanja.

Za većinu tvrtki proces dizajna rezultira većim poboljšanjem organizacije, većim rezultatima (profitabilnost ,korisnička usluga, unutarnje poslovanje) i zaposlenicima koji su osnaženi i predani poslovanju.

Izrazita karakteristika procesa dizajniranja je sveobuhvatan i holistički pristup organizacijskom poboljšanju koji utječe na sve aspekte korporativnog života, tako da možete postići sljedeće prednosti u razvoju ispravne metodologije:

1. Izvrsna korisnička usluga.
2. Povećanje profitabilnosti.
3. Smanjeni operativni troškovi.
4. Poboljšana učinkovitost i vrijeme ciklusa.
5. Kultura predanih i angažiranih zaposlenika.
6. Jasna strategija upravljanja i razvoja vašeg poslovanja.

Pod, ispod dizajn odnosi se na integraciju ljudi s osnovnim poslovnim procesima, tehnologije i sustavi. Dobro osmišljena organizacija osigurava da oblik tvrtke odgovara njezinoj svrsi ili strategiji, ispunjava izazove povezane s poslovnom stvarnošću i uvelike povećava vjerojatnost da će kolektivni napori ljudi biti uspješni.

Kako tvrtke rastu, a zadaci u vanjskom okruženju postaju sve složeniji, poslovni procesi, strukture i sustavi koji su nekada funkcionirali postaju prepreke učinkovitosti, korisničkoj službi, moralu zaposlenika i financijskoj profitabilnosti.

Organizacije koje se povremeno ne ažuriraju pate od simptoma kao što su:

1. Neučinkovit tijek rada s raščlambama i koracima bez dodane vrijednosti.
2. Prekomjerni napor ("nemamo vremena učiniti nešto kako treba, ali imamo vremena to ponoviti").
3. Fragmentirano djelo s malo pažnje na dobro u cjelini.
4. Nedostatak znanja i usredotočenost na kupca.
5. Nedostatak odgovornosti ("To nije moj posao").
6. Pokriti i kriviti, a ne identificirati i rješavati probleme.
7. Kašnjenja u donošenju odluka.
8. Ljudi nemaju informacije ili ovlasti za rješavanje problema.
9. Uprava, a ne prva linija, odgovorna je za rješavanje problema, kad nešto pođe po zlu.
10. Potrebno je puno vremena da se nešto učini.
11. Sustavi su loše definirani ili pojačavaju pogrešno ponašanje.
12. Nepovjerenje između radnika i uprave.

Korištene metode

Važno je uzeti u obzir da su uključeni različiti sustavi interakcije. Iako se proces dizajniranja organizacijskih struktura prilagođava veličini, složenosti i potrebama bilo koje tvrtke, to nije ograničeno samo na interne zahtjeve višeg rukovodstva. Svaki put rješenja razrađuje se pojedinačno. Sam sustav izgrađen je na sljedećim metodama, koje će biti navedene u nastavku.

1. Povelja procesa planiranja

Kao viši rukovoditelji, okupili ste se kako biste razgovarali o trenutnim poslovnim rezultatima, stanju tvrtke, zahtjevima za okoliš, kao i potrebi za započinjanjem takvog procesa. Koje daljnje radnje? Postavljate povelju za proces dizajniranja organizacijskih struktura. Uključuje "Razlog promjene", željene rezultate, opseg, raspodjelu resursa, vremenski okvir, sudjelovanje, komunikacijsku strategiju i druge parametre koji će voditi projekt.

S vremena na vrijeme, uprava može proći bilo strateški proces planiranje ili proces razvoja tima prije pokretanja inicijative za promjenu projekta, ovisno o tome koliko jasno razumiju svoju strategiju i koliko dobro rade zajedno kao tim.

2. Izrada nove politike

Menadžerski tim (ili drugi zaposlenici koji su pozvani da sudjeluju u procesu) gledaju naprijed i dizajniraju organizacijske strukture koje uključuju preporuke za "idealnu budućnost". Na ovoj razini, koraci u ovom procesu uključuju sljedeće točke:

1. Definiranje vašeg osnovnog organizacijskog principa.
2. Optimizacija osnovnih poslovnih procesa koji dovode do prihoda ili rezultata za kupce.
3. Dokumentiranje i standardizacija postupaka.
4. Organiziranje ljudi okolo glavni procesi. Određivanje broja zaposlenih, potreban za glavni rad.
5. Definiranje zadataka, funkcija i vještina. Koje su metrike izvedbe za svaku funkciju tima? Kako se ocjenjuju i smatraju odgovornima?
6. Utvrđivanje potreba za opremom, rasporedom i osobljem različitih skupina i jedinica u cijeloj organizaciji.
7. Utvrđivanje resursa za podršku( financije, prodaja, osoblje), misija, osoblje i gdje bi se trebali nalaziti.
8. Definiranje upravljačke strukture koja pruža stratešku, koordinacijsku i operativnu podršku.
9. Poboljšanje koordinacijskih i razvojnih sustava (zapošljavanje, obuka, plaća, razmjena informacija, postavljanje ciljeva).

U nekom se trenutku proces dizajna pretvara u planiranje prijelaza, jer se postavljaju kritični datumi provedbe i stvaraju konkretni akcijski planovi za provedbu novog projekta.

A ključni dio ovog koraka je informiranje o napretku ostalih članova organizacije. Razvijen je komunikacijski plan koji educira ljude o tome što se događa. Obrazovanje donosi svijest, a uključivanje svih je početak predanosti.

3. Provedba projekta

Sada je izazov oživjeti projekt. Metode dizajniranja organizacijskih struktura moraju uvijek uključivati elemente provedbe. Bez njih se zadaci neće izvršavati. Ljudi su organizirani u prirodne radne skupine koje se obučavaju u novom planu, timskim vještinama i formiranju inicijativnih timova. Istražuju se nove radne uloge i uspostavljaju novi odnosi unutar i izvan jedinice.

Oprema i tehnička oprema se preuređuju. Sustavi nagrađivanja, sustavi učinkovitosti, razmjena informacija, donošenje odluka i sustavi upravljanja izmijenjeni su i prilagođeni. To se dijelom može učiniti brzo. Neke tvrtke mogu zahtijevati više detalja i biti implementirane tijekom duljeg vremenskog razdoblja.

Osnovna načela

Metode dizajniranja organizacijskih struktura ispunjavaju različite funkcije poslovanja. Dizajnirani su tako da zadovolje određene motive. Također se moraju uložiti napori da se organizacijska struktura uskladi s promjenjivim potrebama. Dobar sustav ne samo da olakšava komunikaciju, već donosi i učinkovitost u različitim segmentima. Stoga je prilikom izrade važno obratiti pažnju na Principe.

1. Poticanje učinkovitosti

Dizajn organizacijske strukture poduzeća uključuje neke pozitivne elemente za zaposlenike. Kao odgovor, možete dobiti pozitivan odgovor od zaposlenika. Glavni cilj organizacijske strukture je donijeti učinkovitost različitim funkcijama. Sustavni rad neće ostaviti ništa slučajno, a svaka će radnja biti koordinirana kako bi se to postiglo do maksimuma.

Članovi organizacije nastoje maksimizirati proizvodnju dobara i usluga iz danih resursa. Ulažu se napori za sustavne, racionalne i koordinirane napore za kontrolu različitih otpada i gubitaka. Različiti organizacijski modeli osmišljeni su kako bi se osigurala učinkovitost operacija. Predani su postizanju svojih ciljeva.

2. Veza

Dizajn organizacijske strukture poduzeća također uključuje trenutak stvaranja kontakata u svim odjelima. Komunikacija je problem broj jedan u svakoj organizaciji. Dobra struktura osigurava odgovarajući komunikacijski kanal između pojedinaca koji rade u organizaciji. Uspostavljeni odnosi u izvještavanju, a hijerarhija onih koji izvještavaju također je navedena u dobroj strukturi. Postoji potreba za horizontalnim, vertikalnim i bočnim komunikacijskim procesom, a to se postiže dobro planiranom strukturom.

3. Optimalno korištenje resursa

Pravilna raspodjela resursa također pomaže u njihovom optimalnom korištenju. Dizajniranje organizacijske strukture organizacije daje važnije mjesto aktivnosti za postizanje zajedničkih ciljeva. Aktivnosti se postavljaju prema njihovoj važnosti u sustavu i daju se odgovarajuće preporuke za raspodjelu resursa. Optimalna raspodjela imovine važna je za rast poslovanja.

4. Zadovoljstvo poslom

Dobar dizajn organizacijske strukture organizacije osigurava jasno raspodjela dužnosti i odgovornosti različitih ljudi koji rade u poslu. Poslovi se dodjeljuju prema njihovom znanju, iskustvu i specijalizaciji. Ljudi dobivaju priliku objasniti svoj rad. Kad ljudi mogu raditi unutar zadanih granica, doći će do zadovoljstva poslom.

5. Kreativno razmišljanje

Načela dizajna organizacijskih struktura mogu uključivati stavku slobodno planirati i obavljati svoj posao. Omogućuje osobi da razmišlja i razvija nove i bolje načine izvršavanja dodijeljenih zadataka. Organizacijska struktura pokušava smjestiti ljude na mjesta na kojima su najprikladniji. Mnogi su ljudi pridonijeli razvoju menadžerskog razmišljanja kroz svoju kreativnost u određenom dijelu tvrtke.

6. Olakšavanje upravljanja

Načela dizajna organizacijskih struktura također se temelje na optimizaciji ovog procesa. Ima ih mnogo ljudi koji rade u poslu. Treba definirati njihovu funkciju, a odgovornosti će se dodijeliti prema zahtjevima organizacije. Dobra struktura pomoći će u uspostavljanju odnosa između ljudi koji rade na različitim poslovima. Organizacijski sustav - to je mehanizam kojim uprava usmjerava, koordinira i kontrolira aktivnosti različitih pojedinaca.

Dobro osmišljena struktura pomoći će i upravljanju i vođenju poslovanja. Osigurano je da nijedna aktivnost ne ostane bez nadzora, a rad se raspoređuje u skladu s mogućnostima osoba koje je provode. Dobro osmišljeni koraci u dizajniranju organizacijske strukture izvrsna su pomoć za dobro upravljanje. Razmotrite ih.

Faze dizajna

Stvoreni sustav mora zadovoljiti poslovne zahtjeve. To bi trebalo osigurati optimalno korištenje radne snage, a različite funkcije moraju se obavljati na odgovarajući način. Potrebni su skladni odnosi između ljudi na različitim položajima. Projektiranje strukture važan je zadatak koji treba pažljivo razmotriti. U nastavku će biti navedene glavne točke za koje se razvija cjelovito planiranje.

Faza 1: Definiranje aktivnosti

Moraju se definirati radnje koje treba provesti kako bi se postigli ciljevi tvrtke. Također je potrebno definirati funkcije koje se moraju izvršiti za postizanje različitih ciljeva i aktivnosti povezane s tim funkcijama. Bez ove faze dizajniranja organizacijske strukture, menadžeri neće moći dobiti željeni rezultat.

Glavni vrste aktivnosti podijeljeni su u niz podvrsta svake grane. Pri određivanju vrsta treba imati na umu, da nitko od njih nije izbjegao dupliciranje radnji i da se različite funkcije izvršavaju na koordiniran način.

Faza 2: grupiranje aktivnosti

Usko povezane i slične aktivnosti grupirane su za odjele i različite industrije. Koordinacija između aktivnosti može se postići samo pravilnom akumulacijom. Grupirane aktivnosti mogu se dodijeliti različitim pozicijama. Davanje uputa pojedincima stvara autoritet i odgovornost. Ovaj faktor dizajna organizacijskih struktura omogućuje vam povećanje važnosti određenog zaposlenika. Ovlasti se delegiraju na niže razine različitih odjela i utvrđuje se odgovornost.

Faza 3: delegiranje ovlasti

Delegiranje je administrativni proces u kojem ljudi rade nešto drugačije, čineći ih odgovornima. Kada se u organizaciji stvore različita radna mjesta, tim se pojedincima dodjeljuje posao. Za obavljanje posla potreban vam je autoritet. Ovlasti se delegiraju različitim pojedincima u skladu s raspodjelom odgovornosti. Završna faza dizajna organizacijske strukture upravljanja trebala bi to jasno prikazati. U procesu dodjele zadataka u organizaciji se stvaraju ovlasti, sustav koji određuje tko će s kim formalno komunicirati.

Značajke dobrog sustava

Dizajn organizacijske strukture pretpostavlja da stvoreni uređaj mora zadovoljiti različite potrebe i zahtjeve tvrtke. Treba imati na umu da svako poduzeće ima svoj jedinstveni oblik upravljanja. Ako uzmemo u obzir značajke u cjelini, generalizirajući, tada će izgledati kako je navedeno u nastavku.

1. Jasna linija moći

Osnove dizajna organizacijskih upravljačkih struktura započinju stvaranjem glavne hijerarhije. Trebala bi postojati jasna linija moći od vrha do dna. Prijenos ovlasti mora se provoditi u fazama i u skladu s prirodom dodijeljenog posla. Svi u organizaciji moraju imati potpuno razumijevanje rada i ovlasti dodijeljenih određenoj osobi. U nedostatku ove jasnoće, pojavit će se zbrka, sporovi i sukobi.

2. Adekvatno delegiranje ovlasti

Zadaci dizajniranja organizacijskih struktura dodatno uključuju kompetentnu raspodjelu odgovornosti. Delegiranje ovlasti mora biti u skladu s utvrđenom odgovornošću.

Ako nema dovoljno snage za dobivanje dodijeljenog zadatka, posao neće biti dovršen. Ponekad menadžeri podređenima dodjeljuju zadatke, a da im ne daju odgovarajuće ovlasti, to ukazuje na odsutnost donošenje odluka s njihove strane. Neadekvatni nalozi stvorit će probleme podređenima jer možda neće moći ispuniti postavljeni zahtjev.

3. Manje slojeva upravljanja

Elementi dizajna organizacijske strukture moraju isključiti složene sheme. Što je više moguće, potrebno je smanjiti, ali u razumnim granicama, razine upravljanja. Što je veći broj ovih razina, veća su kašnjenja u rukovanju. Donošenje odluka od vrha do dna potrajat će duže.

Isto tako, informacije s nižih razina trebale bi dugo vremena da dođu do vrha. Broj razina upravljanja ovisi o prirodi i opsegu poslovanja. Za svaki problem ne može se navesti određeni broj struktura, ali treba uložiti napore da se one svedu na minimum. Takva optimizacija smanjit će troškove vremena.

4. Raspon kontrole

Proces dizajna organizacijskih struktura upravljanja mora uključivati i nadzorne funkcije. Stupanj nadzora odnosi se na broj ljudi koje menadžer može izravno nadzirati. Osoba bi trebala paziti samo na broj podređenih s kojima može izravno održavati kontakt.

Broj ljudi koji podliježu kontroli ne može se univerzalno utvrditi, jer bi to ovisilo o prirodi posla. Potrebno je uložiti napore kako bi se dobro upravljana skupina nadzirala, inače će doći do neučinkovitosti i loših performansi.

5. Jednostavnost i fleksibilnost

Pristupi dizajniranju organizacijskih struktura ne bi trebali biti komplicirani. Ne biste trebali dodavati nepotrebne slojeve upravljanja. Dobra struktura trebala bi izbjegavati dvosmislenost i zbrku. Sustav također mora biti fleksibilan za prilagodbu u skladu s promjenjivim potrebama.

Moglo bi doći do širenja ili diverzifikacije, što bi zahtijevalo reklasifikaciju dužnosti i odgovornosti. Organizacijska struktura mora biti u mogućnosti uključiti nove promjene bez prilagođavanja bitnih elemenata. To će vam omogućiti da ne mijenjate sve prethodno uvedene odredbe.

Glavni elementi

Analiza dizajna organizacijske strukture trebala bi pokazati strategiju za raspoređivanje talenata u tvrtki. Hoće li ova implementacija postići poslovni cilj, dijelom ovisi o snazi cjelokupnog internog sustava. Organizacijski projekt stvara radne odnose među ljudima, postavlja granice odgovornosti i određuje tko je kome odgovoran.

Jesti nekoliko načina strukturiranja tvrtka. Ispravna načela dizajna organizacijskih struktura upravljanja proizlaze iz potreba i težnji tvrtke. Na temelju toga promoviraju prave ljude.

1. Strategija

Najbolji pristup organizacijskom projektu uzima u obzir strateške planove tvrtke. Takvi događaji, u međuvremenu, slijede iz vizije tvrtke. Misija - razlog postojanja poduzeća - njegova svrha.

Vizija je najveće postignuće tvrtke, provedba zadataka. Cjelokupna strategija pokušava ostvariti viziju, a organizacijska struktura mora podržati te napore. Na primjer, tvrtka koja se odlučila proširiti na inozemna tržišta može se spojiti u geografske podjele. Promjene strategije zahtijevaju ažurirani strukturni dizajn

2. Čimbenici okoliša

Organizacijski planeri ne mogu zanemariti poslovno okruženje u kojem zaposlenici rade. Nepredvidiv sustav koji se brzo mijenja zahtijeva fleksibilnost, prilagodljivost i međuagencijsku suradnju.

U takvoj situaciji dizajn organizacijske upravljačke strukture poduzeća mehaničkog tipa ograničit će spretnost i odziv osoblja. Umjesto toga, programeri mogu izgraditi organski horizontalni sustav koji izjednačava razine upravljanja i decentralizira proces donošenja odluka. Istodobno, stabilno okruženje omogućuje kontrole, dobro definirane zadatke i centraliziranu moć u mehanicističkoj strukturi sa svojim vertikalnim razinama rastuće snage.

3. Veličina tvrtke

Mala poduzeća s malo ljudi često obavljaju različite funkcije, ponašaju se neformalno i ne pišu puno pravila. Budući da tvrtka nastaje organski, bilo bi pogrešno pokušati joj nametnuti formalnu mehaničku strukturu. Dizajn organizacijske strukture i sustava u ovom slučaju ne bi trebao uključivati imperativne i konzervativne elemente unutarnjeg djelovanja.

To će biti beskorisna akcija. Osim toga, nepotrebna birokracija može ometati operacije. Velike organizacije trebaju više nadzora i nadzora. Mehanička struktura stvara jasnu odgovornost i odgovornost te je stoga prikladna za tvrtke s velikim brojem zaposlenika.

4. Doba tvrtke

Rano u životu tvrtke, njegova mala veličina osigurava organske strukturne kvalitete koje promiču fleksibilnost i učinkovitost. Kako E razvija i širi, tvrtka počinje:

• mehanizirati dodavanjem pravila, politika i postupaka;
• postavite jasno definirane zadatke;
• implementirati opsežne interne sustave upravljanja i zapovjedne lance.

Ukratko, zrelost rađa birokraciju. Što je tvrtka starija, to je vjerojatnije da će interni sustav postati glomazan, stvarajući prepreku inovacijama, prilagodljivosti i brzim reakcijama. Proces dizajniranja organizacijske strukture mora uzeti u obzir stupanj do kojeg se stara tvrtka treba restrukturirati kako bi smanjila svoj mehanizirani sustav. Inače se mogu pojaviti ozbiljni upravljački i kadrovski problemi.

Strukturni projekti

Strukturni projekti imaju svoje prednosti i nedostatke, tako da programeri moraju pažljivo razmotriti svaki korak. Dvije uobičajene teme ovdje su funkcionalne i divizijske podjele. Funkcionalna struktura stvara odjele prema aktivnostima kao što su proizvodnja, marketing i financije.

Grupirane aktivnosti povećavaju učinkovitost, ali mogu dovesti do prepreka između odjela. Struktura jedinice grupira ljude prema proizvodu, kupcu ili zemljopisnom položaju, učinkovito stvarajući male tvrtke s vlastitim marketinškim, financijskim i proizvodnim mogućnostima. To čini odjele fokusiranim i osjetljivim, ali duplicira poslovne aktivnosti između odjela i unutar tvrtke u cjelini.

Shema vrsta upravljanja

Shema organizacije je vizualni prikaz formalnog tipa dizajna. Plan prikazuje organizacijsku strukturu, odnose i relativne razine položaja svake industrije. Pomaže u organiziranju radnog mjesta ocrtavanjem smjera kontrole za podređene.

Čak i mala tvrtka za jednu osobu može koristiti neku vrstu organizacijske sheme kako bi vidjela koje funkcije treba ispuniti. Takvo planiranje i vizija strukturira i pomaže u provedbi svih zadataka i rješavanju nastalih komunikacijskih problema.

Organizacijske sheme nude sljedeće prednosti:

1. Učinkovito komunicirajte organizacijske, poslovne i korporativne informacije.
2. Omogućuju menadžerima donošenje odluka o resursima, pružanje temelj za upravljanje promjenama i prenijeti operativne informacije u cijeloj organizaciji.
3. Sve što se mora dogoditi u poslovanju transparentno i predvidljivo.
4. Omogućuju brzu zamjenu formalne hijerarhije u poslovanju.
5. Svima u organizaciji govori tko je za što odgovoran i tko kome izvještava.

Postoji, naravno, nekoliko ograničenja za organizacijske vrste dizajna:

• Oni su statični i nefleksibilni, često zastarjeli dok se Tvrtke mijenjaju i prolaze kroz faze rasta.
• Ne pomažu u razumijevanju onoga što se zapravo događa u neformalnoj organizaciji. Realnost je da su organizacije često prilično kaotične.
• Ne mogu se nositi s promjenom granica tvrtki zbog outsourcinga, informacijske tehnologije, strateških saveza i umrežene ekonomije.

U ranim fazama poduzeće može odlučiti da ne stvara formalnu organizacijsku strukturu. Međutim, tvrtka mora postojati čak i bez jasno definiranog plana kako bi tijek razvoja mogao biti uspješan. Većina malih poduzeća smatra da su organizacijske sheme korisne jer pomažu vlasniku ili upravitelju u praćenju rasta i promjena u svakoj industriji i smjeru.

Izlaz

Ovaj pristup s dizajnom dovodi do značajnog poboljšanja kvalitete, korisničke usluge, smanjenja vremena ciklusa, smanjenja broja okretaja i izostanaka, povećanja produktivnosti s 25 na najmanje 50%. Dobra vijest je da se plan može koristiti za gotovo sve vrste i veličine poduzeća. Duljina vremena potrebnog za dovršetak dizajna varira ovisno o prirodi, veličini i resursima tvrtke. Veliki i složeni projekti mogu se završiti u roku od nekoliko dana. Manje tvrtke zahtijevaju mnogo manje vremena i resursa.