Definicija potrebe za osobljem: pojam, metode planiranja i kako ga pokriti

Jedan od najvrjednijih resursa bilo koje tvrtke je osoblje. Međutim, prilično je skup. Stoga je ključno identificirati takav broj zaposlenika, u kojem moguće je postići maksimalan ekonomski učinak uz najniže troškove. Za to se koriste posebne tehnike i pristupi. Utvrđivanje potrebe za osobljem jedan je od prioritetnih zadataka menadžmenta. Kako se ovaj postupak izvodi bit će razmotreno u nastavku.

Vrste potreba za radnom snagom

Proces utvrđivanja potrebe za osobljem je sustav izgrađenih sveobuhvatnih mjera. Njegova je zadaća postizanje posebno postavljenih ciljeva prije proizvodnog procesa. Ovo je prilično složen postupak, jer je potrebno odrediti ne samo broj zaposlenika koji će obavljati potrebne zadatke, već i stvoriti najučinkovitiji proizvodni sustav. Stoga se osoblje odabire i u skladu s njihovim kvalifikacijama, iskustvom. Po potrebi se provodi obuka.

U organizaciji se planiranje mora baviti nekoliko različitih područja razvoja. U tom će slučaju proces planiranja radne snage biti što učinkovitiji.

Postoje različiti pristupi i metode utvrđivanja potrebe za osobljem. Najčešće su podijeljeni u 2 glavne vrste:

• Obećavajuće. Ovaj se pristup naziva i strateškim. Povezan je s budućnošću organizacije. Potreba za osobljem u ovom se slučaju određuje u skladu s odabranim tijekom aktivnosti organizacije. Istodobno, dugoročno se izračunava ne samo količina radne snage, već i razina vještina zaposlenika.
• Situacijski. Takvo planiranje omogućuje proizvodnju s potrebnom količinom resursa u bliskoj budućnosti. Ovim se pristupom obraća pažnja na promet osoblja, a proučavaju se i pokazatelji broja godišnjih odmora, bolovanja, rodiljnog i dugoročnog dopusta, smanjenja itd.

Postupak planiranja provodi se kontinuirano u različitim vremenskim razdobljima. Dakle, sličan postupak može biti:

• Kratkoročno – do 12 mjeseci.
• Srednjoročno – od 1 godine do 5 godina.
• Dugoročno-više od 5 godina.

Iskusni menadžeri također određuju kvalitativnu i kvantitativnu potrebu za osobljem. U drugom slučaju možete postaviti točan broj zaposlenika tvrtke. Kvalitativnom procjenom utvrđuje se potreba za osobljem određenih kvalifikacija.

Kvantitativna potreba

Određivanje kvalitativne i kvantitativne potrebe za osobljem značajno se razlikuje. Planiranje se provodi u oba smjera. Pri određivanju kvantitativnih pokazatelja odabire se metoda pomoću koje se može izračunati optimalni broj zaposlenih u osoblju. Određivanje ove vrijednosti provodi se u određenom vremenskom okviru.

Određivanje kvantitativne potrebe za osobljem odvija se pomoću nekoliko glavnih pokazatelja:

• Broj zaposlenih. Ovo je broj zaposlenika na popisu na određeni datum. To uzima u obzir broj odlazaka i dolazni radnici na dan analize.
• Sigurna količina. Broj zaposlenih koji su u osoblju tvrtke i koji se tog dana moraju pojaviti na poslu kako bi ispunili svoje radne obveze. Ako pronađete razliku između prosječnog i sigurnog broja, dobivate pokazatelj cjelodnevnog zastoja zbog odmora, poslovnog putovanja, bolesti zaposlenika.
• Prosječni broj zaposlenih. Za praćenje broja osoblja za određeno razdoblje koristi se ovaj pokazatelj. Koristi se tijekom izračuna prosječne plaće, produktivnosti rada, omjera prometa, prometa itd. d. Ako trebate pronaći prosječni broj zaposlenika za mjesec ili drugo razdoblje, broj popisa za svaki dan se zbraja, dijeli s brojem dana. To uzima u obzir vikende, praznike. Ako trebate odrediti prosjek za godinu, zbrojite prosječni broj zaposlenika za svaki mjesec. Dobiveni rezultat podijeljen je s 12.

Da bi se utvrdili predstavljeni pokazatelji u proizvodnji, evidentira se popis i evidencija sastava. Štoviše, izvor informacija su naredbe o zapošljavanje i otkaz s položaja, o premještaju, zamjeni, privremenom odsustvu zaposlenika iz opravdanog razloga itd. d.

Da bi se izračunao broj zaposlenika na određeni datum, koriste se različite metode za utvrđivanje potrebe za osobljem:

1. Metoda intenziteta rada. Uključuje korištenje informacija o vremenu procesa rada.
2. Metode izračuna. Koriste podatke o standardima usluga, radnim mjestima, standardima veličine i upravljivosti.
3. Stohastičke tehnike. Omogućuju vam određivanje numeričkih karakteristika pomoću korelacijske ili regresijske analize.
4. Metoda stručne procjene. Uključuje provođenje jednostavnih ili proširenih (jednokratnih, višestrukih) izračuna.

Pokazatelji kvalitete

Određivanje kvalitetne potrebe za osobljem karakteriziraju značajne poteškoće. Analitičar bi tijekom takve studije trebao utvrditi ne samo broj osoblja, već i stupanj profesionalnosti, kvalifikacije radnika koje organizacija treba.

Poteškoća leži u činjenici da u ovom trenutku ne postoji jedinstveni sustav za određivanje kvalitete rada, potencijala zaposlenika. Postoji samo glavni popis karakteristike i kvalitete, koji određuju stupanj kvalifikacije, vještine zaposlenika:

• Ekonomski. Odredite složenost rada koji zaposlenik obavlja, njegove kvalifikacije, uvjete aktivnosti, iskustvo i pripadnost industriji.
• Osobni. Imati određene vještine, disciplinu, učinkovitost, savjesno izvršavanje svojih dužnosti, kreativnost i kreativnost.
• Organizacijski i tehnički. Tehnička oprema rada, njegova atraktivnost, razina organizacije proizvodne tehnologije, racionalizacija.
• Društveno-kulturni. Društvena aktivnost, kolektivizam, moralni i opći kulturni razvoj.

Utvrđivanje potrebe za osobljem organizacije prema kvalitativnim karakteristikama temelji se na sljedećim podacima:

• Organizacijska struktura.
• Podjela zaposlenika prema stručnoj i kvalifikacijskoj razini (naznačeno u proizvodnoj i tehničkoj dokumentaciji).
• Zahtjevi za radna mjesta.
• Osoblje strukturnih odjela tvrtke.
• Propisi o organizacijskim i upravljačkim procesima.

Za svaku kvalitativnu osobinu utvrđuje se potreba za brojem osoblja. Ukupan broj zaposlenika koji je potreban za pravilno funkcioniranje organizacije određuje se zbrajanjem rezultata za svaki kriterij. U tu svrhu razvijaju se sljedeći organizacijski dokumenti:

• Ciljevi sustava na temelju kojih je izgrađena organizacijska struktura tvrtke.
• Općenito organizacijska struktura poduzeća i njegovih odjela.
• Osoblje.
• Opisi poslova. Također se koriste tijekom izračuna intenziteta rada funkcija glavnog i upravljačkog osoblja.

Čimbenici koji utječu na potrebu za radnom snagom

Postoje određeni čimbenici koji utječu na procese planiranja osoblja i određivanje potrebe za osobljem.

Mogu biti izravne ili neizravne, unutarnje ili vanjske. Sljedeći čimbenici imaju najveći utjecaj:

• Uvjeti na tržištu rada. Definira ih nekoliko značajki. Uvjeti uključuju demografsku situaciju, nezaposlenost, kvalitetu obrazovanja, ponudu i potražnju za radnom snagom u različitim industrijama, uključenost službe za zapošljavanje u procese osposobljavanja stručnjaka.
• Tehnološke inovacije. Aktivni napredak u suvremenom svijetu dovodi do pojednostavljenja ljudskog rada, mijenja njegov sadržaj. To zahtijeva pravovremenu prekvalifikaciju kvalificiranih stručnjaka.
• Promjene u zakonodavstvu. Ovaj faktor je teško predvidjeti. Odnosi se na zakonodavstvo u području zaštite na radu i zapošljavanja.
• Pristup zapošljavanju natjecatelja. Organizacija mora stalno nadzirati i proučavati metodologije i pristupe radu s osobljem konkurenata. Na temelju tih podataka provodi se prilagodba vlastite kadrovske politike organizacije.
• Ciljevi tvrtke. Oni mogu biti kratkoročni ili dugoročni i podliježu općoj strategiji.
• Financiranje. Svaka organizacija ima određene financijske mogućnosti. Na temelju toga odabire se i kadrovska politika organizacije.
• Potencijal osoblja. To je temelj uspjeha provedbe marketinškog plana. Ako služba za osoblje poduzeća može razmotriti razvojnu zonu, mogućnosti osoblja, to vam omogućuje da na vrijeme zatvorite nova slobodna radna mjesta.

Faze rada

Postoji nekoliko osnovnih koraka u određivanju potrebe za osobljem. Najčešće se tijekom takvog zadatka razlikuju tri velika procesa.

U prvoj fazi poduzeće provodi analizu vlastitih resursa. To je potrebno kako bi se utvrdilo je li moguće u budućnosti samostalno zadovoljiti takve potrebe. Na ovom važnom pokazatelji su dobit, promet tvrtke. Trebala bi imati dovoljno sredstava za plaćanje rada zaposlenika.

Nadalje, u drugoj fazi, provodi se analiza potreba za osobljem u prošlom razdoblju. Zaključuje se o izvedivosti i učinkovitosti korištenja radnih resursa. Analitičar identificira slabosti ovog procesa. Razvija se perspektivni plan koji vam omogućuje da u potpunosti eliminirate ili smanjite što je više moguće negativan utjecaj odvraćanja.

U trećoj fazi donosi se odluka o konkretnim akcijama u području kadrovske politike u ovom trenutku. To uzima u obzir opće ciljevi i ciljevi organizacije. Donose se odluke o zadržavanju i smanjenju određenih zaposlenika. Nakon analize utvrđivanja potrebe za osobljem, može se donijeti nekoliko odluka:

• smanjenje broja zaposlenih;
• privlačenje osoblja izvana;
• Obuka i prekvalifikacija osoblja.

Štoviše, navedene radnje mogu se provoditi istovremeno. Ovisi o situaciji koja se razvila u organizaciji.

Metode utvrđivanja potreba

Utvrđivanje potrebe poduzeća za osobljem provodi se u skladu s određenim metodologijama.

Postoji nekoliko popularnih tehnika:

1. Fotografiranje radnog dana. Ovo je učinkovita, ali vrlo dugotrajna metoda. Za zaposlenika određuje se raspon dužnosti. Tijekom njihove provedbe bilježi se vrijeme. Ovaj pristup omogućuje prepoznavanje nepotrebnih radnji. U nekim se slučajevima donosi odluka o potrebi rada određenog zaposlenika u općem proizvodnom procesu ili slobodnom radnom mjestu kao takvom. Možda će biti potrebno za male količine posla spojiti dvije jedinice države u jednu.
2. Izračun prema standardima usluge. Za svakog zaposlenika postavljaju se određeni pokazatelji proizvodnje na temelju različitih standarda i pravila. Posjedujući informacije o dnevnoj stopi proizvodnje, menadžeri mogu izračunati potrebu za osobljem za određeno vremensko razdoblje.
3. Recenzije. Ovo je jedna od najpopularnijih metoda. Primjenjuje se u različitim tvrtkama. Mišljenje menadžera je presudno u određivanju potrebe za osobljem. Ali kada upravitelji treba ga karakterizirati visoka razina obuke i profesionalnosti. Važno je imati jasno razumijevanje razvoja određene industrije u budućnosti.
4. Ekstrapolacija. Na temelju trenutnih podataka provodi se dugoročna prognoza. To uzima u obzir moguće promjene. To može biti rast cijena, planirane akcije države u ovoj industriji, njezin razvoj u budućnosti itd. d. Ovaj se pristup primjenjuje ako su unutarnji i vanjski radni uvjeti organizacije stabilni. Kod nas se može koristiti samo za kratkoročno planiranje.
5. Izgradnja računalnog modela. Voditelji odjela prenose informacije na temelju kojih se za određenu perspektivu gradi računalna prognoza potreba organizacije za radnom snagom. Ovo je relativno nova metoda, pa još nije imala vremena za značajnu upotrebu. Zahtijeva značajne financijske troškove, kao i uključivanje relevantnih stručnjaka u rad. Tehnika je prikladnija za velika poduzeća.

Formule izračuna

Utvrđivanje potrebe za osobljem vrši se pomoću posebnih izračuna.

Prije odabira formule, morate utvrditi čemu je poduzeće sklonije u procesu provođenja svoje kadrovske politike:

• Povećanje proizvodnje, što zahtijeva uključivanje dodatnog osoblja.
• Smanjenje količine proizvodnje, što dovodi do oslobađanja radne snage.
• Proizvodnja se ne planira mijenjati. Potreba za osobljem određena je prirodnim kretanjem osoblja u slučaju otkaza, Uredbe, dostizanja dobi za umirovljenje itd. d.

Stoga se u planiranim odjelima poduzeća izračunava i opravdava rast proizvodnje. Za povećanje produktivnost rada uzmite u obzir sve čimbenike. Da bi se odredio planirani broj zaposlenika, primjenjuje se formula:

PPSP = PBP * i + OI,

gdje je PE-prosječni planirani broj osoblja u planiranom razdoblju, pe – broj osoblja u prošlom (baznom) razdoblju i-indeks promjene obujma proizvodnje u budućnosti, OI-ukupna promjena broja osoblja u baznom razdoblju.

Prosječni broj zaposlenih

Određivanje potrebe za osobljem može se provesti prema drugoj formuli. Prosječni broj zaposlenika možete odrediti na sljedeći način:

Hr = Chav * KCC,

gdje je broj otkucaja srca broj prosječnog sastava, koji je broj zaposlenih koji potrebno za izvršavanje zadatka u jednoj smjeni, KCC-koeficijent prosječnog sastava osoblja.

Načini pokrivanja potreba

Kada se utvrdi potreba za radnom snagom, ocrtavaju se načini njenog pokrivanja:

• Vanjski. U ovom slučaju, pozornost se posvećuje maturantima specijaliziranih obrazovnih institucija, centrima za prekvalifikaciju osoblja, kao i prijedlozima Agencija za zapošljavanje, otvorenom tržištu rada.
• Unutarnje. Osoblje tvrtke prolazi prekvalifikaciju, poboljšava svoje kvalifikacije. Za to se provodi Usavršavanje za priliku za karijeru. Ovaj pristup smanjuje promet osoblja.

Broj pomoćnog osoblja

Određivanje potrebe za pomoćnim osobljem također se provodi prema jednostavnoj formuli:

HSVR = KRM * RS * KSS,

gdje je Chsvr broj pomoćnih zaposlenika, KRM je broj radnika mjesta za pomoćni zaposlenici, RS – broj radnih smjena u jednom danu.