Horizontalna komunikacija: osnovni pojmovi, vrste, metode upravljanja u organizaciji

Komunikacija se obično naziva najrazličitije oblici prijenosa informacija. Što se tiče poslovnog okruženja, uobičajeno je razlikovati vertikalne i horizontalne komunikacije. Svaki od njih razlikuje se po svojim karakteristikama, karakteristične značajke interakcije sudionika. Članak će to detaljnije istražiti. Istaknimo glavne razlike između ovih vrsta komunikacije.

Što je to?

Prvo razmotrite ključni pojam. Dakle, komunikacija je proces prenošenja informacija koje koriste ljudi. Može se pojaviti u nekoliko oblika:

• Eksplicitna. To je upotreba usmenog govora, teksta ili nekih grafičkih slika, vizualnih serija itd.
• Implicitno. Komunikacija uz pomoć neverbalnih gesta, izraza lica, određenih izraza lica.

Što se tiče glavnih sredstava poslovne komunikacije, oni su sljedeći:

• Sastanak.
• Videokonferencija.
• E-pošta.
• Telefonski razgovori.
• Prijenos dopisa.
• Osobni razgovor.
• Korištenje internetskih tehnologija (chat sobe, glasnici).
• Podnošenje izvještaja.

Također je uobičajeno razlikovati sljedeće komunikacijske elemente:

• Pošiljatelji. To su pojedinci koji oblikuju, kodiraju podatke i prenose ih drugim sudionicima u procesu.
• Poruke. Određene informacije kodirane od pošiljatelja.
• Kanali. Ovdje se ističu komunikacijska sredstva, okruženja u kojima se informacije mogu širiti.
• Primatelj. Osoba kojoj su poslane prenesene informacije. Element koji tumači informacije.

Unutarnje i vanjske skupine

Vertikalne i horizontalne komunikacije u organizaciji su po prirodi potkategorije.

Poslovne komunikacije uglavnom se dijele na vanjski i unutarnji. Potonji su predstavljeni komunikacijom koja se odvija izravno unutar organizacije, posebno između pojedinih radnika, odjela, radionica, odjela tvrtke. Vanjska komunikacija je komunikacija s vanjskim akterima. Oni mogu biti ugovorne strane, dobavljači, kupci, uslužne organizacije, predstavnici državnih tijela itd.

Zauzvrat, interne komunikacije u organizaciji predstavljene su horizontalnim i vertikalnim, kao i komunikacijskim mrežama. Vertikalne su dalje podijeljene u još dvije kategorije:

• Obrnuto (Princip "odozdo prema gore").
• Hijerarhijski (Princip "od vrha do dna").

Značajke ovih predstavljenih sorti detaljno će se razumjeti u članku.

Horizontalna komunikacija

Što se podrazumijeva? Horizontalna komunikacija je razmjena službenih, poslovnih informacija između radnika koji imaju isti, jednak radni položaj u tvrtki. Ovdje komunikacija može biti relevantna kako između radnika kao jedne radionice, jedinice, podružnice, tako i između zaposlenika ekvivalentnih odjela radionica i podružnica.

Horizontalna komunikacija je komunikacija između menadžera koji imaju isti opseg kompetencija, kao i između zaposlenika koji imaju istu kategoriju, koji se nalaze na ekvivalentnim pozicijama, koji imaju jednak skup ovlasti i odgovornosti.

Horizontalne komunikacije u organizaciji potrebne su prije svega za stvaranje zdrav, prijateljska, ugodna radna atmosfera. To je organizacija Pune, plodne poslovne komunikacije. Pravilno organiziran sustav horizontalnih komunikacija omogućuje postizanje pozitivnih rezultata na temelju rezultata rada svakog člana tima.

Mogući problemi

Ova vrsta poslovne komunikacije može biti zasjenjena određenim problemima. Ovdje su glavne karakteristične za horizontalne komunikacije u upravljanju:

• Korištenje profesionalnog žargona. Možda će opet biti nerazumljiv primljeni zaposlenici, zaposlenici drugog odjela.
• Sporovi oko važnosti njegove stranice, upravo njezine vrsta aktivnosti.
• Smanjenje poslovne komunikacije na domaću, rasprava o osobnim problemima. Pojava na toj osnovi glasina, razgovora iza leđa, rasprava koje odvlače pažnju od procesa rada.
• Učinkovitost poslovne komunikacije može se smanjiti zbog pojave simpatija, osobnog neprijateljstva itd.

Rješavanje problema

Kako bi zaštitio internu horizontalnu komunikaciju u tvrtki od takvih problema, menadžer bi trebao poduzeti sljedeće:

• Zamolite podređene, kolege da komuniciraju na jeziku koji je svima razumljiv, da dešifriraju profesionalne pojmove.
• Regulirati komunikaciju između svojih podređenih, neutralizirati sporove i nesporazume među njima.
• Održavati opće sastanke, uključujući neformalne, kako bi zaposlenici mogli uspostaviti međusobnu komunikaciju.

Vertikalni tip

Horizontalne komunikacije su komunikacije između zaposlenika iste organizacije, poslovna komunikacija između radnika istog odjela, radionica koje zauzimaju jednake položaje. Vertikalna komunikacija u poslovnom okruženju je prijenos informacija između izvršnog osoblja i podređenih. Uključuje sljedeće obrasce:

• Naredbe.
• Preporuke.
• Naredbe.

To se šalje od šefa zaposlenicima koji su mu podređeni. Zaposlenici kao odgovor na upravitelja prenose izvješća, poruke, izvještaje itd.

Vertikalna komunikacija podijeljena je u dvije vrste:

• Između odjela, odjela, radionica, smještenih na različitim hijerarhijskim razinama u tvrtki.
• Izravno između podređenih i upravnog zbora.

Prijenos informacija ovdje je dostupan u dva oblika - silazna linija (hijerarhijska) i uzlazna (obrnuta). Predstavimo ih konkretno.

Bend "od vrha do dna"

Ovdje će informacije teći od najviših razina hijerarhije do najnižih. Odnosno, od šefa do njegovih podređenih. Unutar ove skupine mogu se razlikovati sljedeći oblici poslovne komunikacije:

• Naredbe i naredbe. Može biti popraćeno objašnjenjima o postizanju ciljeva, provedbi zadataka, primjeni određenih tehnika i tehnika.
• Dokumenti-procjene napora podređenih.
• Podrška i kontrola.
• Poticanje rada zaposlenika.

Problemi hijerarhijskog podtipa

Na probleme poslovne komunikacije tipa "od vrha do dna" (komunikacija vođe sa svojim podređenima) može se pripisati sljedećem:

• Nesporazumi. Može postojati situacija da šefovi i izvršitelji govore različitim jezicima - i doslovno i figurativno. Čak i ako je jezik komunikacije jedinstveno odabran ruski, tada će različita razina profesionalne obuke i dalje ostavljati mjesta nesporazumima. Na primjer, ako šef zloupotrijebi profesionalni, tehnički rječnik u komunikaciji s niskokvalificiranim osobljem. Još jedan primjer: čelnik međunarodne tvrtke ne može uvijek pronaći zajednički jezik sa zaposlenicima koji su predstavnici druge nacionalne kulture. Oni, čak i znajući strani jezik, oni možda ne razumiju značajke govora njegovog nositelja - iste kratice, profesionalni žargon, igra riječi.
• Opseg informacija. Menadžeri ne šalju uvijek potrebne podatke u odgovarajućem opsegu. U nekim je situacijama podređeni zadatak teško izvršiti zbog nedostatka potrebnih informacija. A u drugim slučajevima izvođač pati od potrebe proučavanja suvišnih, beskorisnih, nebitnih informacija.

Bend "odozdo prema gore"

To su informacije koje se šalju od podređenih nadzorniku. Ovdje se ističu sljedeći oblici:

• Dopisi.
• Izvješća.
• Poruke prema fazama obavljenog posla.
• Izvješća o nepredviđenim problemima tijekom rješavanja uslužnog zadatka.
• Prijedlozi s inovativnim idejama, načinima poboljšanja proizvodnje, uvođenjem novih tehnologije i tehnike aktivnosti u tvrtki.

Takve povratne informacije menadžerima nisu ništa manje važne od davanja naredbi od njih samih. Od podređenih možete dobiti najnovije informacije o stanju u tvrtki. Te informacije omogućuju procjenu kolektivnog raspoloženja, utvrđivanje rastućeg nezadovoljstva zaposlenika.

Problemi obrnutog podtipa

Povratne informacije između izvođača i izvršnog osoblja mogu biti zasjenjene sljedećim problemima:

• Podređeni rijetko šalju negativne kritike, tvrdnje svom menadžmentu, čak i o onim aspektima koji su prilično ozbiljni. Razlog je jednostavan-strah od otkaza.
• Često čak i komentari koje su poslali zaposlenici, prijedlozi ostaju bez odgovora. Razlog je ili prekomjerna zaposlenost menadžera ili njegovo nedovoljno poštovanje prema vlastitim zaposlenicima. Smatra da nije važno raščlaniti njihove poruke. Kao odgovor na to, radnici imaju uvjerenje u beskorisnost takvih povratnih informacija.
• Poslana kritika možda uopće neće doći do krajnjeg primatelja. Na primjer, u slučaju kada zaposlenik pošalje pismo upućeno izvršnom direktoru žaleći se na svoje izravno upravljanje. Podređeni šef može spriječiti takve povratne informacije, jer će to rezultirati negativnim posljedicama za njega.
• Za pojašnjenje nejasnih tema, pomoć u rješavanju iznenadnih problema, u većini slučajeva zaposlenici se radije obraćaju kolegama, a ne menadžerima. Razlog može biti taj što se ne nadaju da će dobiti punu, kvalificiranu pomoć, boje se da će biti optuženi za nesposobnost.
• Često prisutnost teritorijalnog, zemljopisnog razloga nemogućnosti takve komunikacije. Uredi u kojima se nalaze podređeni i zapovjedni sastav mogu se nalaziti u različitim područjima naselja, pa čak i u različitim gradovima, državama.

Načini rješavanja problema

Svi gore navedeni problemi mogu se riješiti na sljedeći način:

• Identificirajte anonimne poštanske i elektroničke sandučiće u koje će zaposlenici moći anonimno slati pritužbe i prijedloge.
• Razviti sustav nagrađivanja zaposlenika koji koriste povratne informacije uprave.
• Stvorite komunikacijske sheme između jednostavnog radnika i visokog šefa bez posrednih prepreka u obliku izravnog vodstva zaposlenika.
• Unesite registraciju svih zahtjeva koje su menadžeri prihvatili od podređenih s potrebom izvještavanja o mjerama poduzetim kao odgovor.