Planiranje projekta je... Faze i značajke procesa, izrada i priprema plana

Tijekom planiranja donose se kvalitativne i kvantitativne odluke koje omogućuju postizanje ciljeva organizacije u budućnosti. Štoviše, tijekom takvog rada moguće je odrediti optimalne načine. Planiranje projekta je razvoj točne sheme prema kojoj će se provoditi razvoj organizacije. To vam omogućuje da razmislite o svim detaljima, odaberete načine rješavanja problema i postignete svoje ciljeve. Kako se takav rad provodi, bit će razmotreno u nastavku.

Svrha planiranja

Planiranje projekta – to je važno proces u poslovnom upravljanju. Izuzetno je važan, zbog čega gotovo svaka tvrtka danas radi ovaj posao. Potrebno je potrošiti određeno vrijeme i resurse, ali to se opravdava.

Njihova daljnja provedba ovisi o kvaliteti planiranja u procesu upravljanja projektima. Tijekom takvog postupka provodi se inicijacija tijekom koje se odobrava povelja, registar sudionika, odabire se strateški smjer za daljnji razvoj.

Prvo se razvija redoslijed glavnih radnji. Nakon njihovog odobrenja razrađuju se detalji.

Identificirajući koncept budućeg projekta i glavne faze njegove promocije, uprava će moći prilagoditi sve njegove faze, odabrati optimalne načine za postizanje svojih ciljeva.

Planiranje projekta važan je proces u upravljanju. Omogućuje naknadno praćenje, pravovremeno ispravljajući kretanje na putu razvoja. Stvarni pokazatelji uspoređuju se s planiranim, što otkriva podatke o stupnju izvršenja planiranih zadataka. Tijekom kontrole stalno se uzimaju u obzir ažurirane informacije iz vanjske i unutarnje izvori. Rokovi utvrđeni u planu, uvjeti i pokazatelji mogu se mijenjati jer moraju odgovarati stvarnom okruženju.

Planiranje izravno utječe na sve procese upravljanja projektima. Stoga ga provodi svaka organizacija. Nemoguće je kontrolirati bilo što, ako ne jasno utvrđeni slijed radnji. Te su faze zadaci čije ispunjenje dovodi do postizanja cilja. Ako nešto ne počne ići kako je planirano, upravitelj identificira uzroke takvih pojava, donose se odluke o ispravnim radnjama u datim okolnostima.

Proces planiranja predstavlja početnu fazu životnog ciklusa projekta. Bez toga je nemoguće postići željeni rezultat.

Zadaci planiranja

Planiranje ciljeva projekta uključuje razvoj sustava zadataka koji, poput koraka, vode do njihovog postizanja. Predstavljeni rad omogućuje vam da prije početka rada utvrdite Može li odabrani vrsta aktivnosti donijeti profit. Svaki investitor nastoji uložiti svoja sredstva u najprofitabilniji, najprofitabilniji projekt. Tijekom planiranja moguće je ocrtati glavne parametre i rezultate budućih aktivnosti, odabrati odgovarajuće, stvarne načine za njihovo postizanje.

Da bi rad bio produktivan, organizacija će morati riješiti niz zadataka. Ako se tijekom izračuna ispostavi da je rezultat takve aktivnosti negativan (tvrtka će dobiti gubitak), nije dovoljno visok, potrebno je utvrditi razloge ove pojave. Uvođenjem određenih prilagodbi moguće je povećati učinkovitost projekta. Izmjene i dopune mogu se izvršiti u svakoj fazi izvršavanja dodijeljenih zadataka. Oni mogu biti sljedeći:

• Pojedinosti, pojašnjenje svrhe (ili ciljeva) dizajna, određivanje željenog ishoda događaja.
• Određivanje opsega i sastava budućih radova.
• Procjena rokovi svake faze.
• Izračun proračunskih troškova projekta.
• Izrađuje se kalendarski plan, a izračunava se i proračun svake faze.
• Utvrđuje se potreba za resursima. Izračun se vrši za svaku fazu projekta i aktivnosti organizacije u tom smjeru u cjelini.
• Izrađuje se logistički plan.
• Provodi se procjena rizika, stvara se metodologija ispravnog odgovora u slučaju opasnih situacija.
• Pojedinosti događaja detaljno su objašnjene investitoru.
• Pojedinosti se dogovaraju sa svim sudionicima u procesu.
• Odgovornost za izvođenje radova i izvršavanje dodijeljenih zadataka raspoređuje se između izvođača i menadžera.
• Pojašnjavaju se planirane interakcije, postupci planiranja upravljanja.

Upravljanje projektima i planiranje projekata usko su povezani. Samo dosljedno izvršavanje dodijeljenih zadataka u predviđenom roku i u cijelosti može jamčiti postizanje cilja, ostvarivanje dobiti u procesu poslovanja tvrtke.

Glavni procesi

U procesu organiziranja planiranja projekta provodi se niz obveznih i dodatnih radnji. Bez obzira na aktivnosti organizacije, primjenjuju se tijekom stvaranja zajedničkog strateškog koncepta. Obvezni procesi uključuju sljedeće:

• Opis i daljnja dokumentacija svih planiranih zadataka, sadržaja projekta.
• Definicija glavnih faza projekta, njihova naknadna detaljnost.
• Izrada procijenjene procjene. Izračunava se ukupni trošak svih resursa, potreban za provedba projekta.
• Izrada korak-po-korak akcijskog plana, čija će provedba dovesti do postizanja vaših ciljeva.
• Opisan je slijed rada.
• Određuju se ovisnosti tehničke prirode, kao i ograničenja na obavljeni posao.
• Izračunavanje vremena potrebnog za dovršetak svakog faze rada, određivanje troškova rada i drugih resursa koji će biti potrebni u svakoj fazi proizvodnog ciklusa.
• Određivanje vrste, skupa resursa i njihovog opsega.
• Navođenje stvarnih rokova rada ako će resursi biti ograničeni.
• Izrada proračuna i povezivanje procijenjenih troškova za svaku vrstu posla.
• Izrada gotovog plana.
• Prikupljanje rezultata drugih istraživačkih radova tijekom projektiranja, raspored planiranih vrijednosti u jednom dokumentu.

Tijekom planiranja i razvoja projekta te se radnje nužno provode.

Pomoćni postupci

Tijekom planiranja provedbe projekta neki procesi možda neće biti potrebni. Samo kada postoji potreba za njima, upravitelj ih uključuje na opći popis. Takvi pomoćni procesi uključuju sljedeće:

• Planiranje standarda kvalitete, utvrđivanje njihovog najvećeg dopuštenog raspona. Također su propisani načini postizanja potrebne razine karakteristika gotovog proizvoda.
• Planiranje u području organizacije, koje podrazumijeva raspodjelu funkcionalnih kompetencija, odgovornosti i podređenosti među svim sudionicima projekta.
• Odabir osoblja s odgovarajućom razinom kvalifikacija, radnog iskustva, čije će aktivnosti omogućiti provedbu projekta u najkraćem mogućem roku. U nekim slučajevima potrebno je formiranje dobro koordiniranog rada tima.
• Uspostavljanje komunikacija kako bi se osigurali članovi projekta potrebne informacije.
• Utvrđivanje vrsta projektnih rizika, njihova procjena i dokumentiranje. To vam omogućuje prepoznavanje i uklanjanje čimbenika nesigurnosti čak i u fazi planiranja, kako biste procijenili stupanj njihovog mogućeg utjecaja na projekt. U ovoj se fazi izračunava i povoljan i nepovoljan scenarij za razvoj situacije tijekom provedbe odabrane strategije.
• Planiranje logističkih postupaka. Točno je određeno koje će se sirovine, ostali potrebni materijali i resursi kupovati od vanjskih organizacija, u kojoj količini, kao i s kojom učestalošću će se provoditi isporuke.

Tijekom planiranja projektnih procesa mogu biti potrebne i druge radnje. Ovisi o ciljevima koje organizacija slijedi tijekom obavljanja svog posla.

Faze planiranja

Postoje 4 glavne faze planiranja projekta. Ponudila ih je konzultantska tvrtka Aisne & Hamilton.

Standardni model raspoređivanja je sljedeći:

Faza 1. Oblikovanje ciljeva

Postavljaju se dvije vrste ciljeva. Mogu biti formalni ili stvarni. U prvom slučaju postavljaju se kriteriji za utvrđivanje korisnosti projekta. Formalni ciljevi proizlaze iz motivacije menadžera. Stvarni ciljevi su načini na koje se mogu postići formalni ciljevi.

Faza 2. Analiza problema

Tijekom ove faze planiranja utvrđuje se stvarni položaj organizacije. Zatim se predviđa njezino daljnje stanje. Nakon toga se utvrđuju postojeći problemi, za koje se sustavi ciljeva uspoređuju s rezultatima prediktivne analize. To vam omogućuje da na kraju strukturirate probleme.

Faza 3. Pronalaženje alternativa

To su opcije rješenja koje se međusobno isključuju.

Faza 4. Procjena alternativa

Utvrđuje se prihvatljivost svakog od postojećih scenarija. Procjenjuje se učinkovitost, stupanj rizika svake odluke, nakon čega se donosi odgovarajuća odluka. Optimalna alternativa ne bi trebala biti samo praktično ostvariva, već i legitimna, omogućujući vam da se što više približite svom cilju. Istodobno se uzimaju u obzir postojeća ograničenja u vremenu, resursima itd. d.

Prilikom izrade projekta planiranja teritorijalnog, proizvodnog ili drugog tipa, nužno ga je koristiti u budućnosti za usporedbu stvarnih rezultata s planiranim. To vam omogućuje upravljanje napretkom prema zajedničkom cilju, pravodobno odgovarajuće prilagodbe.

Planiranje kalendara

Vrijedno je napomenuti da se kalendarsko planiranje projekta gradi prema malo drugačijoj shemi. U njemu se ističe 5 glavnih faza:

1. Definiranje djela i njihovo pisanje kao popis. U nekim slučajevima menadžeri griješe ne navodeći sve procese odjednom. Da bi se isključio takav fenomen, preporučuje se uporaba metode sekvencijalne razgradnje tijekom određivanja nadolazećeg rada.
2. Za svaku istaknutu poziciju određuje se redoslijed i trajanje. To ovisi o tehnološkim značajkama nadolazećeg rada. Za to se koristi i tehnika razgradnje koja se nadopunjuje stručnim ocjenama. To vam omogućuje precizno određivanje planiranog trajanja svake operacije. Da biste to učinili, možete primijeniti tehniku brainstorminga, što vam omogućuje da razmotrite značajke tehnologije s različitih gledišta.
3. Određuje se vrsta resursa i njihova dostupnost. To mogu biti financije, materijali, rad, informacije i još mnogo toga. Raspored obavljenog posla korelira s rasporedom logistike, financiranja itd. d. Sve faze moraju biti međusobno povezane, čine kontinuirani proces. Time se izbjegavaju kvarovi u proizvodnom procesu. Istodobno, oskudni resursi zahtijevaju zasebno razmatranje. Oni u većoj mjeri određuju trajanje i slijed cijelog spektra nadolazećih radova.
4. Ograničenja se postavljaju izvana. To uključuje sezonalnost proizvodnje, obradivost opskrbe opremom i druge vanjske čimbenike.
5. Stvara se Sustav odgovora na nastale rizike tijekom upravljanja projektom. Planiranje projekta započinje njihovom analizom. Za najvjerojatnije i najopasnije prijetnje razvijaju se odgovarajuće mjere odgovora.

Načela planiranja

Tijekom planiranja poslovnog projekta menadžer se mora pridržavati određenih načela. Glavni su:

• Svrhovitost. Provedba projekta ima jasan, krajnji cilj bez prskanja na nebitne zadatke.
• Sustavnost. Upravljanje budućim projektom mora biti cjelovito, sveobuhvatno. To uzima u obzir osobitosti njegovog razvoja i sastavljanja. U nekim se slučajevima projekt može podijeliti na podsustave. Oni će također biti međusobno povezani. Istodobno, promjene u jednom sustavu podrazumijevaju promjene u drugoj strukturi. Podjela projekta na nekoliko dijelova omogućuje vam praćenje unutarnjih veza i interakcija elemenata, odabir njihove najučinkovitije strukture. Procjena provedbe projekta u ovom slučaju može se dati u smislu kvalitativnih i kvantitativnih procesa.
• Kompleksnost. Fenomeni se razmatraju u smislu njihove povezanosti i ovisnosti. Da biste to učinili, koristite različite metode, pristupe upravljanju.
• Sigurnost. Tijekom planiranja projekta predviđeno je osoblje svih aktivnosti potrebnim resursima.
• Prioritet. Fokus razvoja projekta je na osnovnim, najvažnijim zadacima. Njihova definicija ovisi o cjelokupnom konceptu razvoja u perspektivi.
• Ekonomska sigurnost. Izračunava se stupanj gubitaka i gubitaka koje organizacija pretrpi u slučaju neuspjeha planiranog događaja. Rizici se uopće ne mogu izbjeći, ali ih je potrebno procijeniti i donijeti opravdane odluke u tom smjeru.

Strukturiranje projekta

Tijekom planiranja projekta potrebno je izvršiti strukturiranje. Hijerarhijski slijed rada uključuje razbijanje cijelog projekta na zasebne dijelove. To omogućuje detalje kompleksa na različitim razinama. Ovaj pristup pojednostavljuje upravljanje procesom.

Strukturiranje omogućuje sljedeće:

• Odredite raspon rada za postizanje ciljeva srednjeg tipa.
• Kontrolirati stupanj napredovanja projekta, procijeniti mogućnost postizanja svih njegovih ciljeva.
• Izvještavanje se kreira prema optimalnoj strukturi.
• Postavljaju se kontrolne točke pomoću kojih se procjenjuje napredak projekta.
• Odgovornost se pravilno raspoređuje među izvođačima.
• Svi članovi tima dobivaju objektivne, razumljive informacije o ciljevima i ciljevima projekta.

Pogreške u strukturiranju

Neki menadžeri čine pogreške tijekom strukturiranja, što negativno utječe na postizanje svojih ciljeva. Glavne su sljedeće radnje:

• Faza strukturiranja uopće se preskače. Upravitelj ide ravno u pretragu rješavanje problema tekuće razdoblje.
• Koriste se samo organizacijske jedinice, ne uzimaju se u obzir konačni proizvodi ili primijenjeni resursi.
• Strukturiranje ne pokriva cijeli projekt.
• Elementi strukture se ponavljaju.
• Ne postoji integracija struktura u skladu s značajke pripreme projektne dokumentacije i financijskih izvještaja.
• Struktura je pretjerano ili nedovoljno detaljna.
• Pojedinačni elementi projekta ne mogu se obraditi na računalu.
• Nematerijalni krajnji proizvodi (usluga, usluge itd. d.).

Razlozi za strukturiranje

Planiranje projekta je zahtjevan posao. Strukturiranje treba obaviti ispravno. Izvodi se na sljedećim osnovama:

• Razdoblja životnog ciklusa stvorenog projekta.
• Značajke strukture jedinica.
• Komponente rezultata koji će se dobiti nakon završetka projekta.
• Procesni, funkcionalni elementi rada tvrtke.
• Zemljopisni položaj objekata.