Uvođenje suvremenih tehnologija upravljanja

Posljednje desetljeće u svjetskoj praksi upravljanja pojavljuju se mnogi novi moderni koncepti i metode upravljanja organizacijama. Pitanja koordinacije poslovnih procesa u tvrtkama postaju vrlo relevantna, jer izravno utječu na učinkovitost funkcioniranja tvrtke.

Bit pojma

Koncept upravljanja je ideja, način upravljanja u poduzeću. Omogućuje vam stvaranje odgovarajućih uvjeta u tvrtki kako biste položaj koji zauzima tvrtka mogli prilagoditi očekivanjima zaposlenika. Ima ih mnogo različite metode upravljanja. Odabir najprikladnijeg za specifičnosti poduzeća ovisi o upravi.

Upravljanje se podrazumijeva kao skup aktivnosti, uključujući planiranje i donošenje odluka, organizaciju, usmjeravanje, upravljanje ljudima usmjerenim na resurse organizacije (ljudske, financijske, materijalne i informacijske). Cilj ovih aktivnosti je postizanje konačnih rezultata organizacije na učinkovit i učinkovit način.

Koncept tehnologije upravljanja

Tehnologija upravljanja jedan je od čimbenika proizvodnje koji govori koliko tvrtka može proizvesti koristeći određenu količinu kapitala i rada. Obuhvaća sve što utječe na produktivnost rada i kapitala. Suvremene tehnologije upravljanja također se mogu shvatiti kao skup znanja, vještina, iskustva i organizacijskih odluka koje se koriste za proizvodnju i korištenje dobara i usluga kako bi se zadovoljile ljudske potrebe.

Elementi istraženog koncepta:

• hardver – fizička oprema, potrebno za izvršavanja zadataka i operacija, odnosno strojeva, uređaja, sustava itd. d.;
• softver-znati kako koristiti hardver (programi, baze podataka, projekti) ;
• intelektualna podrška – svijest o tehnologiji, sposobnost i spremnost da je koristi, kompetencije zaposlenika, organizacijski uvjeti, inovativna kultura.

Uvođenje modernih tehnologija upravljanja znači metode i metode, kao i znanje utjelovljeno u određenim proizvodima (npr upute za uporabu, tehničke i tehnološke karakteristike, patenti, računalni softver).

Tipologija tehnologije

Uzimajući u obzir razmjere korištenja suvremenih tehnologija upravljanja u poduzeću, razlikuju se sljedeće vrste:

• osnovno-široko se koristi u ovom poduzeću, a koristi se i u svim poduzećima i ne dati konkurentske prednosti firma;
• ključni-u ovom trenutku pružaju konkurentsku prednost tvrtki;
• razvojne tehnologije - njihova upotreba u modernoj proizvodnji je niska zbog činjenice da su u razvoju, dok su izgledi za njihovu buduću upotrebu obećavajući;
• novi (inovativni) – oni koji se tek pojavljuju i nalaze se u fazi znanstvenog istraživanja i ispitivanja.

Karakteristične značajke

U usporedbi s drugim proizvodima, moderne tehnologije upravljanja imaju niz značajki:

• Znanje je nedostižna Kategorija, ovaj je proizvod intelektualan. Korisna vrijednost tehnologije temelji se na rastućoj bazi znanja koja omogućuje stalan protok proizvoda i usluga.
• Kumulativna priroda znanja znači da su trenutni resursi i razina razvoja neizravno povezani sa znanstvenim i tehnološkim napretkom prošlih generacija, što otežava njihovo pripisivanje određenim činjenicama ili konceptima.
• Amortizacija u ekonomskom smislu. Znanje se ne može potrošiti, tehnologija se može prodavati i koristiti beskonačno mnogo puta, a da pritom ne potroši svoju bit.
• Jednostavnost prijenosa: tehnologija je postala mobilna zahvaljujući brzom razvoju telekomunikacijskih i računalnih komunikacijskih mreža.
• Transnacionalna i globalna priroda procesa generiranja tehnološkog znanja uključuje i vještine zaštićene autorskim pravima i bez takve zaštite.

Razmotrite glavne moderne tehnologije upravljanja.

Upravljanje ciljevima

Moderna tehnologije i metode menadžment se bavi pitanjima upravljanja ciljevima.

Ova metoda stvorena je 1950-ih i omogućuje kreativnost i domišljatost.

Bit upravljanja ciljevima:

• zajedničko definiranje i usklađivanje ciljeva od strane Uprave i podređenih;
• opći pogledi i procjena dobivenih rezultata.

Opći koraci postupka opisani su u nastavku:

• postavljanje ciljeva;
• određivanje sredstava;
• mjerenje performansi;
• strateško planiranje (misija, dugoročni i kratkoročni ciljevi);
• razdvajanje glavnih ciljeva;
• dodjeljivanje ciljeva pojedinačnim organizacijskim jedinicama;
• odobrenje i usporedba ključnih područja.

Pri provedbi faza treba uzeti u obzir:

• profitabilnost;
• troškovi;
• učinkovitost;
• kvaliteta.

Značajke metode upravljanja ciljevima su:

• kvantificiranje ciljeva;
• odabir ključnih područja ishoda.

Ova se metoda uglavnom koristi u velikim i srednjim poduzećima.

Na upravljanje utječu četiri čimbenika:

• skup glavnih i posebnih zadataka;
• prozirna organizacijska struktura;
• informacijski i upravljački sustav;
• demokratski stil vodstva.

Postupak se može detaljno opisati ovako:

• priprema višeg menadžmenta;
• radne radionice;
• formuliranje područja ključnih rezultata;
• usklađivanje ciljeva na najvišim razinama;
• usklađivanje i odobravanje ciljeva;
• izrada radne kartice zaposlenika;
• plan poboljšanja (to je individualni plan);
• periodični pregledi i kontrole;
• analiza i procjena postignutih rezultata;
• ponovno pokretanje upravljanja ciljevima.

Upravljanje iznimkama

Suvremene tehnologije upravljanja organizacijom odnose se na Upravljanje iznimkama.

Zadaci procesa su:

• stvaranje okruženja za fokusiranje na najvažnije zadatke ili probleme;
• oslanjanje na informacije i kontrolu;
• delegiranje ovlasti i odgovornosti uz zadržavanje prava menadžera da intervenira u iznimnim pitanjima.

Faze uključuju:

• analiza i mjerenje (izračun očekivanih vrijednosti);
• odabir kriterija ocjenjivanja (dopuštene granice);
• promatranje i usporedba;
• rješenja, mogućnosti i perspektive.

Standardi, plan i ciljevi tvrtke pozitivno utječu na faze provedbe upravljanja kroz iznimke. Ipak, rizici su negativni.

Metoda se koristi u područjima:

• Kontrolna aktivnost;
• upravljanje skladištem;
• troškovi;
• prepoznavanje kriznih situacija.

Prednosti metode:

• pojednostavljivanje rada menadžera i ušteda vremena;
• pružanje mogućnosti za prepoznavanje kriznih situacija;
• prisiljavanje na korištenje sustava;
• ravnomjerna raspodjela ovlasti prema donošenje odluka na različitim razinama strukture.

Nedostaci su:

• poteškoće s delegiranjem ovlasti;
• komunikacija s menadžerom moguća je gotovo samo u kriznim situacijama.

Upravljanje rezultatima

Korištenje suvremenih tehnologija upravljanja odnosi se na upravljanje rezultatima.

Prema Peteru Druckeru, ova metoda je potrebna kada poduzeća stvaraju troškove, a dobit je izvan njih. To je metoda privremenog fokusiranja na akcije u vezi s namjenskim uslugama (proizvodima) koje su izvor najveće dobiti za poduzeće. Metoda se najčešće koristi u velikim tvrtkama koje proizvode različite vrste proizvoda.

Faze primjene tehnike:

• analiza potencijala tvrtke;
• odabir proizvoda koji obećavaju bolje rezultate;
• koncentracija aktivnosti na ove proizvode;
• stvaranje profitnih centara;
• sustavna kontrola postignutih rezultata.

Mjesta troška obično se uzimaju po odjelima poduzeća, ali pod uvjetom, što je moguće izravno obračunati troškove. Profitni centar može biti odjel bilo koje organizacije koja ima kontakt s tržištem i prodaje robu ili proizvode.

Profitni (troškovni) centar stvara se na temelju odjela organizacije. To su centri koji su odgovorni za troškove i dobit.

Stvoreni su u svrhu:

• podizanje razine upravljanja;
• povećana učinkovitost i fleksibilnost;
• povećanje konkurentnosti ove tvrtke.

Provedba se provodi pomoću:

• povećanje neovisnosti jedinica;
• povezivanje rezultata njihovog rada sa sustavom plaće zaposlenici i rukovoditelji pojedinih odjela.

Stvaranje ciljeva za jedinice temelji se na postupku koji uključuje:

• organizacijska podjela centara;
• definiranje ciljeva i ciljeva centara;
• definiranje opsega odgovornosti i neovisnosti;
• pojašnjenje pravila i postupka procjene centra;
• izrada pravila za povezivanje rezultata centara sa sustavom plaća.

Prednosti tehnike:

• jednostavni alati za upravljanje u smislu plaćanja;
• povećanje osobne odgovornosti menadžera;
• bolje veze između produktivnosti i plaće.

Nedostaci uključuju:

• pojava problema koordinacije;
• mogućnost pojave sukobljene prirode;
• vjerojatnost širenja autokratskog stila upravljanja.

Upravljanje delegiranjem ovlasti

Osnove suvremenih tehnologija upravljanja odnose se na delegiranje ovlasti.

Stav menadžera igra ključnu ulogu u procesu delegiranja. Ako menadžerski tim ima negativan stav prema delegiranju prava, tada nastaju poteškoće.

Vrste menadžera koji ne žele delegirati su sljedeće:

• egoisti;
• radni konji;
• neiskusni;
• upitni.

Prepreke koje ometaju učinkovit proces delegiranja su:

• povezano s menadžerom: nevoljkost, nesigurnost, nedostatak upravljačkih vještina;
• povezano s podređenima: nesigurnost, nedostatak spremnosti za preuzimanje dodatnih odgovornosti;
• vanjski uvjeti i radna klima: nedostatak jasne podjele dužnosti, prava.

Postupak je sljedeći:

• menadžer je dužan imati znanje kome prenijeti prava i koliki će biti opseg odgovornosti i ovlasti;
• primjenjuje se načelo dvostruke odgovornosti koje kaže da je šef i dalje odgovoran za izvršavanje delegiranog zadatka.

Upravljanje delegiranjem prava provodi se u skladu sa sljedećim koracima:

• svijest o potrebi delegiranja;
• analiza trenutnih zadataka i ovlasti;
• mogućnost delegiranja;
• izračunavanje troškova i koristi od plasmana;
• odabir zaposlenika (u pisanom obliku) i davanje novih zadataka, ovlasti i odgovornosti.

Prednosti tehnike:

• oslobađa menadžera od rutinskih zadataka, dajući mu priliku da se bavi provedbom strateških mjera;
• Najbolja kvaliteta rješenja;
• ubrzanje donošenja odluka;
• stvaranje mogućnosti za zadovoljavanje potreba više razine;
• ujednačenije i racionalnije raspodjela dužnosti na različitim razinama organizacije.

Nedostaci su:

• metoda je povezana s poteškoćama koje proizlaze iz birokracije;
• pretjerana formalizacija i pretjerana stabilizacija.

Upravljanje sudjelovanjem u upravljanju

Suvremene tehnologije upravljanja odnose se na sudjelovanje u upravljanju zaposlenicima.

Metoda je uključivanje podređenih u proces upravljanja poslovanjem, kao i u procese donošenja važnih odluka i strategija.

Postoje tri figure u kojima je prisutan Odjel za sudjelovanje:

• izravno sudjelovanje radnika glasovanjem;
• neizravni utjecaj predstavnika radničkog vijeća;
• pružanje informacija i aktivnih oblika komunikacije zaposlenicima.

Da bi se okarakteriziralo upravljanje sudjelovanjem, treba razlikovati sljedeće vrste:

• formalna televizija straight pasivna;
• neformalni , neizravni, neizravni, aktivni.

Postoje dvije vrste modela:

• Američki se temelji na neformalnom savjetovanju, dominaciji menadžera, povjerenju i toleranciji;
• Njemačka se temelji na zajedničkom odlučivanju, pregovorima, pravnim normama.

Prednosti tehnike:

• motivacijska priroda;
• pružanje razvojnih mogućnosti zaposlenicima;
• sposobnost smanjenja fenomena socijalnih nemira.

Nedostaci tehnike su:

• previše donesenih odluka;
• suočavanje s poteškoćama u stjecanju potrebne odgovornosti i rezultirajućim poteškoćama u donošenju odluka;
• prepreka u obliku neadekvatne pripreme zaposlenika i menadžera za izvršene radnje.

Tehnologija benchmarkinga

Među modernim tehnologijama upravljanja razlikuje se benchmarking.

Benchmarking je metoda usporedbe vlastitih odluka s najboljim rezultatima konkurencije. Ako tvrtka želi da ova metoda daje očekivani rezultati, mora se sustavno primjenjivati. To je proces kontinuiranog učenja koji se sastoji od uspoređivanja njihovih proizvoda ,metoda i pojava s kolegama (suparnicima) kojima se bolje upravlja. Benchmarking pomaže u procesu ekonomske inteligencije, što je legitimna aktivnost, za razliku od industrijske špijunaže.

Moto benchmarkinga je reći da je "bolje učiti iz tuđih uspjeha nego iz vlastitih pogrešaka".

Predmet benchmarkinga je gotovo svaki aspekt poslovanja tvrtke, i to:

• struktura poslovanja tvrtke;
• proizvodni procesi;
• metode dizajna;
• svojstva proizvoda;
• ostali aspekti, poput marketinga.

Postoje vrste benchmarkinga:

• unutarnji;
• natjecateljski ili vanjski;
• funkcionalna.

Interni benchmarking primjenjiv je u multidisciplinarnim poduzećima. Temelji se na činjenici da neke ustanove koriste stručnost drugih.

Analiza konkurencije provodi se u odnosu na suparnike na tržištu.

Funkcionalno benchmarking povezano je s usporednom analizom značajki. Općenito, ova vrsta benchmarking izvan trgovine.

Predmeti tehnike najčešće su:

• procesi obrade podataka;
• služba za korisnike (servisne tvrtke).

Tehnika se sastoji od faza:

• odabir predmeta;
• odabir poduzeća za usporedbu;
• definiranje metoda prikupljanja podataka;
• određivanje odstupanja u odnosu na obrasce;
• promatranje uzroka ovih odstupanja;
• određivanje razine budućih rezultata;
• provedba poboljšanja;
• kontrola rezultata kao faza provedbe.

Da bi benchmarking bio uspješan, moraju postojati pouzdani izvori koji pružaju potrebne informacije o procesima koji se provode u drugim poduzećima.

Prednosti benchmarkinga:

• poboljšanje inovacija odabirom;
• minimiziranje troškova;
• povećanje stupnja konkurentnosti;
• točna izjava o ciljevima;
• je temelj organizacije koja uči.

Nedostaci benchmarkinga su:

• troškovi pristupa informacijama, jer se plaćaju mnogi izvori informacija;
• poteškoće u dobivanju informacija, jer u mnogim slučajevima tvrtka ne može priuštiti izdvajanje financijskih sredstava za pristup plaćenim izvorima informacija;
• dugotrajna analiza;
• velika vjerojatnost pogrešnog odabira standarda.

Tehnologija reinženjeringa

Reinženjering je tehnika koja se temelji na temeljitoj transformaciji cjelokupnih procesa tvrtke. To je prestanak tradicionalnih funkcionalnih struktura i početak uvođenja naredbi koje izvršavaju procese od početka do kraja. Reinženjering je vrlo fleksibilna tehnika koja omogućuje mnoge druge načine, poput benchmarkinga.

Da bi metoda reinženjeringa urodila očekivanim plodom, moraju se poštivati pravila prilikom njezine provedbe:

• započnite aktivnost identificiranjem potreba klijenta;
• budite orijentirani na proces i analizirajte ga;
• razviti procese na potpuno novi način koji će dovesti do brzog poboljšanja mjernih podataka.

Tehnika se primjenjuje u fazama:

• odabir procesa za obnovu;
• izgradnja tima;
• razumijevanje procesa;
• rekonstrukcija procesa;
• provedba kontrolnog procesa:

Postoje verzije tehnike:

• revolucionarni, koji uključuje uništavanje starog poretka i izgradnju novog od nule;
• sustavno, temeljeno na reorganizaciji procesa;
• metoda pomicanja ciljeva.

Glavne prednosti:

• širok raspon predloženih ciljeva;
• povećano zadovoljstvo kupaca;
• poboljšanje tržišnog položaja;
• fleksibilnost i raznolikost metoda koje se istovremeno koriste.

Nedostaci su:

• povećani troškovi zapošljavanja;
• nedovoljna priprema zaposlenika i osoblja za promjene.

Tehnologija outsourcinga

Outsourcing se uglavnom odnosi na usluge.

Njegove značajke uključuju:

• oslobađanje poduzeća od obavljanja određenih zadataka;
• korištenje vanjskih usluga.

Outsourcing se razlikuje po svojim varijacijama:

• koriste ga male novostvorene tvrtke koje odbijaju prihvatiti određene funkcije;
• koriste ga velike tvrtke koje su u procesu restrukturiranja.

Prednosti ove metode:

• smanjenje troškova;
• racionalno korištenje resursa;
• povećanje razine uštede.

Međutim, nedostaci su:

• rizik smanjenja kvalitete;
• mogućnost zamućenja imidža tvrtke;
• porast socijalne potrošnje.

Upravljanje kroz motivaciju

Suvremene tehnologije upravljanja osobljem odnose se na pitanja motivacije u poduzeću. Ova metoda zahtijeva poznavanje psiholoških mehanizama stimulacije.

Koncept "motivacije" definiran je na različite načine. Najčešće se podrazumijeva pružanje i pokazivanje poticaja za djelovanje, kao i opravdanje poduzetih radnji.

Motivacijski mehanizmi su:

• potrebe (Maslou, Herzberg, McClelland);
• očekivanja;
• učinci prethodne akcije - proces učenja;
• osjećaj poštenog postupanja.

Herzberg je stvorio dvofaktorsku teoriju:

• okolnosti koje određuju zadovoljstvo poslom nazivaju se čimbenicima: radna postignuća, priznanje, sadržaj posla, mogućnost razvoja, opseg odgovornosti;
• higijenski čimbenici čiji nedostatak uzrokuje nezadovoljstvo: radni uvjeti i plaće, povjerenje u posao, odnosi među ljudima, status( položaj).

Tipologija potreba prema Mcclellandovoj teoriji:

• potreba za postignućima;
• ljudi vole preuzeti odgovornost za zadatke koje obavljaju;
• oni uzimaju razuman rizik;
• informacije o rezultatima smatraju vrijednima;
• potreba za moći.

Motivacijski alati:

• tradicionalna podjela isplata: plaće, bonusi, nagrade;
• nematerijalno: pohvala;
• prisilne mjere u obliku naredbi, uputa;
• poticaji, kao pozitivan pojačanje;
• sredstva uvjeravanja: pregovaranje, pristanak.

Koncept dinamičkog upravljanja osobljem

Moderna tehnologija upravljanja ljudskim resursima znači:

• maksimalni pristup zaposleniku;
• uklanjanje prekomjerne udaljenosti;
• menadžer djeluje kao član uprave i tima;
• uspjeh ovisi o aktivnostima cijelog tima.

Primjena u informacijskom prostoru

Moderna informacijska tehnologija menadžment je ušao u sva područja života i oni se izvrsno "osjećaju", posebno u poslu. Zapravo je teško zamisliti modernu rastuću tvrtku koja ih ne koristi.

U doba informacija temeljenih na znanju o poslu, moderni sustavi temeljeni na internetu postali su ključni alati za poslovni uspjeh. U velikim tvrtkama mnoga poslovna rješenja danas podržavaju napredni analitički sustavi upravljanja. Na primjer, veliki trgovački lanci donose odluke o odabiru asortimana, njegovoj distribuciji i cjenovnoj politici na temelju znanja koje proizlazi iz analize ogromne količine podataka i uz pomoć modernih algoritama predviđanja. Zahvaljujući takvim alatima, veliki igrači nastavljaju povećavati svoj tržišni udio istiskujući manje strukture.

Tvrtka koja koristi suvremene informacije rješenja u upravljanju, radi brzo i učinkovito. Da bi bili konkurentni na tržištu, svi procesi moraju biti kontrolirani što je brže i optimalnije moguće, tako da su glavni sustavi. I što je tvrtka razvijenija, to je složenija.

Internet-Sustav upravljanja tvrtkom sličan je živčani sustav osoba. Poboljšava internu komunikaciju i održava stalnu suradnju odjela tvrtke u provedbi dodijeljenih zadataka. U vrijeme dinamičnih promjena, prilagodljive vještine postaju ključni čimbenik uspjeha.

Primjena u državnoj upravi

Gotovo sve napredne tehnologije upravljanja mogu značajno povećati produktivnost lokalne i gradske uprave. U suvremenom svijetu vanjski uvjeti aktivnosti svake organizacije brzo se mijenjaju, financijsko okruženje postaje sve konkurentnije. Kao što slijedi, gotovo sve organizacije privatnog i općinskog sektora dužne su koristiti nove načine upravljanja. Većina modernih tehnologija upravljanja može se primijeniti ne samo u komercijalnoj sferi, već i u državnoj i lokalnoj upravi. Novi uvjeti za razvoj društva dovode do činjenice da se gotovo sve metode i tehnike upravljanja koje su dokazale svoju produktivnost u privatnom sektoru ravnomjerno prenose na praksu lokalnog i urbanog upravljanja. Na kraju se smanjuju razlike između komercijalne i općinske uprave. Većina pristupa, određenih metoda i tehnologija učinkovitog upravljanja, sada je relevantna za državni sektor. Nedavno su se u cijelom svijetu dogodile promjene u modelu upravljanja u državnoj službi općenito, uključujući lokalnu i gradsku upravu. Te se promjene u određenoj mjeri podudaraju s promjenama u upravljanju u komercijalnim organizacijama. Novi pristupi moderne tehnologije javne uprave pružaju kontinuirano učenje i Usavršavanje, pažljiv odabir osoblja i sigurnost na radu. Prilagodljivi potencijal organizacije dobiva se relativnom stabilnošću kolektiva sa zajedničkim vrijednostima i zajedničkom vizijom. Tijekom stvaranja novog modela upravljanja mijenja se uloga osoblja. Ulaganje u ljudski kapital jednako je važno kao i ulaganje u fiksni kapital. Kontinuirana obuka osoblja i načini rješavanja problema postaju obvezni element upravljanja.

Primjena u obrazovanju

Učinkovito upravljanje obrazovnim ustanovama i donošenje kompetentnih odluka zahtijevaju jasne i točne informacije o radu obrazovne ustanove. Zbog niske razine računovodstvene automatizacije u obrazovnim tvrtkama, dobivanje ažurnih i točnih informacija s vremena na vrijeme je komplicirano ili traje puno vremena.

Uspjeh suvremenih obrazovnih tehnologija u upravljanju trenutno se ne može postići bez korištenja učinkovitih informacijskih i komunikacijskih metoda. Uvođenje ovih tehnologija u obrazovnu ustanovu ključno je za postizanje prelaska institucije na noviju razinu kontrole koja oblikuje održivi razvoj obrazovnog sustava u cjelini.

Zaključak

U okviru ovog članka predstavljene su glavne vrste suvremenih tehnologija upravljanja u tvrtkama. Pitanja primjene ovih tehnologija danas su vrlo relevantna, jer učinkovito upravljanje stvara uvjete za racionalno funkcioniranje svih odjela tvrtke, što se izražava u kvaliteti proizvoda i usluga.